Dirbdami su „Excel“ duomenimis, dažnai turėsite nukopijuoti kai kurias lenteles iš „Excel“ į „MS Word“ dokumentą.
Nors programoje „Excel“ nėra integruotos parinkties konvertuoti visą „Excel“ failą į „Word“, galite lengvai nukopijuoti ir įklijuoti duomenis iš „Excel“ dokumento į „Word“.
Šioje pamokoje parodysiu kelis būdus, kaip tai padaryti nukopijuokite duomenis iš „Excel“ darbalapio į „Word“ dokumentą.
Nukopijuokite ir įklijuokite „Excel“ lentelę kaip paprastą tekstą „MS Word“
Jei norite tik nukopijuoti ir įklijuoti lentelę iš „Excel“ į „Word“, tai galite padaryti naudodami paprastą kopijavimo įkliją.
Tai leidžia jums gauti statinę lentelę „Word“, kur galite ją formatuoti (ir, jei norite, pakeisti).
Šio metodo trūkumas yra tas, kad jei duomenyse yra kokių nors formulių, tai neveiks. Kadangi tai yra statinė lentelė, visi „Excel“ atlikti pakeitimai nebus atspindėti lentelėje, kurią nukopijavote į „Word“.
Tačiau daugeliu atvejų tai yra būtent tai, ko norite.
Pažiūrėkime, kaip tai padaryti.
Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite nukopijuoti šiuos duomenis iš „Excel“ ir įterpti juos į „Word“.
Žemiau pateikiami žingsniai, kaip tai padaryti:
- „Excel“ pasirinkite duomenis, kuriuos norite nukopijuoti į „Word“
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, tada spustelėkite Kopijuoti (arba naudokite spartųjį klavišą „Control + C“ sistemoje „Windows“ arba „Command + C“ „Mac“)
- Atidarykite „Word“ dokumentą, kuriame norite įterpti šiuos duomenis
- Padėkite žymeklį ten, kur norite šių duomenų „Word“ dokumente
- Eikite į „Word“ skirtuką Pagrindinis ir spustelėkite Įklijuoti (arba naudokite spartųjį klavišą „Control + V“)
Pirmiau minėti veiksmai nukopijuos duomenis iš „Excel“ ir įklijuos juos kaip statinę lentelę „Word“ dokumente.
Kai turėsite lentelę „Word“, galėsite ją formatuoti ir su ja dirbti, kaip ir bet kurią kitą lentelę, kurią įterpiate į „Word“.
Naudojant šį metodą reikia atkreipti dėmesį į keletą dalykų:
- Jei „Excel“ lentelėje yra formulių, jos nebus nukopijuotos. Mano pavyzdyje aš turiu formules eilutėje Iš viso, tačiau nukopijuotos į „Word“ tai yra statinės vertės. Jei atliksite kokių nors duomenų pakeitimų, taip pat turėsite rankiniu būdu koreguoti formulės reikšmes
- Jei nenorite kopijuoti formato iš „Excel“ ir norite naudoti „Word“ dokumento formatavimą, galite naudoti parinktį Naudoti paskirties stilių. Jis rodomas spustelėjus įklijavimo parinkčių piktogramą įklijavus lentelę „Word“.
Įterpti „Excel“ lentelę į „Word“ (kaip susietą objektą)
Naudodami aukščiau pateiktą metodą, nukopijavome duomenis iš „Excel“ ir įterpėme juos kaip statinę lentelę į „Word“.
Kita galimybė, kurią galite naudoti, yra nukopijuoti ir įklijuoti lentelę į „Word“ dokumentą ir išlaikyti dvi lenteles susietas.
Tokiu būdu, jei atliksite pakeitimus nukopijuotoje „Excel“ lentelėje, pamatysite, kad jie realiuoju laiku atsispindi ir „Word“ lentelėje.
Tai labai naudinga, kai yra galimybė, kad gali tekti atnaujinti „Excel“ duomenis ir juos taip pat reikės atnaujinti „Word“. Turėdami susietą lentelę, turite atlikti tik „Excel“ duomenų pakeitimus ir jie automatiškai atsispindės lentelėje, kurią nukopijavote į „Word“.
Leiskite parodyti, kaip tai veikia.
Tarkime, kad turite lentelę, kaip parodyta žemiau, ir norite ją nukopijuoti iš „Excel“ į „MS Word“ ir išlaikyti ją susietą.
Žemiau pateikiami žingsniai, kaip tai padaryti:
- „Excel“ pasirinkite duomenis, kuriuos norite nukopijuoti į „Word“
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, tada spustelėkite Kopijuoti (arba naudokite spartųjį klavišą „Control + C“)
- Atidarykite „Word“ dokumentą, kuriame norite įterpti šiuos duomenis
- Padėkite žymeklį ten, kur norite šių duomenų „Word“ dokumente
- Eikite į „Word“ skirtuką Pagrindinis ir spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Įklijuoti (spustelėkite mažą apverstą rodyklę, esančią po specialiosios įklijavimo piktograma)
- Rodomose parinktyse spustelėkite Įklijuoti specialų
- Dialogo lange Specialusis įklijavimas pasirinkite parinktį „Įklijuoti nuorodą“
- Iš sąrašo parinkčių pasirinkite „Microsoft Excel“ darbalapio objektą
- Spustelėkite Gerai
Pirmiau minėti veiksmai įterptų nukopijuotą lentelę į „Word“, kur ji vis dar yra susieta su originalia „Excel“ lentele.
Dabar, jei eisite ir atliksite kokių nors pakeitimų lentelėje „Excel“, pamatysite, kad tas pats atsispindi „Word“ lentelėje (realiuoju laiku).
Jei dėl kokių nors priežasčių jūsų duomenys neatnaujinami realiuoju laiku, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę ir spustelėkite parinktį „Atnaujinti nuorodą“
Štai keletas dalykų, kuriuos reikia žinoti apie šį metodą:
- Kadangi du failai yra susieti vienas su kitu, turėsite juos laikyti kartu. Jei kam nors siunčiate „Word“ failą, taip pat turėsite nusiųsti „Excel“ failą, nes kitaip nuoroda bus pažeista ir „Word“ duomenys nebus atnaujinami.
- Kai tik atidaromas „Word“ failas, jis tikrina, ar nėra „Excel“ lentelės atnaujinimų. Tai veikia net ir uždarius „Excel“ failą.
Šis metodas geriausiai tinka situacijoms, kai turite didelį „Excel“ failą, kuriame yra daug skaičiavimų/duomenų/informacijos suvestinių. Naudodami šį metodą galite nukopijuoti tik nedidelę „Excel“ failo dalį, tačiau vis tiek galėsite atnaujinti lentelę, kai „Excel“ pasikeičia vertės.
Įterpti „Excel“ lentelę į „Word“
Tai tikrai naudinga funkcija, kurią siūlo „MS Word“. Tai leidžia įterpti „Excel“ dokumentą kaip „Word“ dokumento dalį.
Anksčiau pateiktu metodu parodžiau, kaip išlaikyti „Excel“ ir „Word“ failus kartu ir juos susieti.
Šiame skyriuje parodysiu, kaip įterpti „Excel“ failą į „Word“ dokumentą, todėl jums nereikės laikyti abiejų failų (ir tik „Word“ failo).
Pasauliečiams tariant, tarsi galėtumėte atidaryti „Excel“ darbalapį ir dirbti su juo iš „Word“ dokumento.
Leiskite parodyti, ką turiu omenyje.
Tarkime, kad turite „Excel“ lentelę, kaip parodyta žemiau, kurią norite nukopijuoti į „Word“.
Toliau pateikiami veiksmai, kaip įterpti jį kaip įterptąjį „Excel“ objektą „Word“:
- „Excel“ pasirinkite duomenis, kuriuos norite nukopijuoti į „Word“
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, tada spustelėkite Kopijuoti (arba naudokite spartųjį klavišą „Control + C“)
- Atidarykite „Word“ dokumentą, kuriame norite įterpti šiuos duomenis
- Padėkite žymeklį ten, kur norite šių duomenų „Word“ dokumente
- Eikite į „Word“ skirtuką Pagrindinis ir spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Įklijuoti (spustelėkite mažą apverstą rodyklę, esančią po specialiosios įklijavimo piktograma)
- Rodomose parinktyse spustelėkite Įklijuoti specialų
- Dialogo lange Specialusis įklijavimas įsitikinkite, kad pasirinkta parinktis „Įklijuoti“
- Iš sąrašo parinkčių pasirinkite „Microsoft Excel“ darbalapio objektą
- Spustelėkite Gerai
Pirmiau minėti veiksmai įterptų nukopijuotus duomenis iš „Excel“ į „MS Word“.
Tačiau iš tikrųjų atsitinka „MS Word“ vidinėje programoje, nes jis sukuria naują „Excel“ failą (kuris yra paties „Word“ dokumento dalis) ir parodo lentelę iš to failo.
Jei dukart spustelėsite lentelę, pastebėsite, kad ji atidaro „Excel“ failą (iš „Word“ dokumento). Dar būdami „Word“ dokumente pamatysite pažįstamą „Excel“ sąsają.
Galite atlikti bet kokius pakeitimus ir naudoti tokias funkcijas kaip sąlyginis formatavimas, o tai atsispindėtų lentelėje. Be to, visos jūsų sukurtos formulės ir toliau veiktų.
Didžiausias šio metodo pranašumas yra tas, kad jums nereikia jaudintis dėl dviejų atskirų failų. Skirtingai nuo ankstesnio metodo, šiuo metodu „Excel“ failas yra „Word“ dokumento dalis.
Taigi, jei išsaugosite „Word“ failą arba bendrinsite jį su kuo nors kitu, „Excel“ failas liks su juo, o duomenys liks nepažeisti.
Neigiama, kad jei naudojate kelias tokias lenteles arba jei duomenys yra dideli, tai sukels sunkų „Word“ dokumentą (nes jis taip pat turi atlaikyti įterpto „Excel“ failo svorį).
Nukopijuokite „Excel“ lentelę kaip satinį vaizdą
Jei ruošiate ataskaitą ir viskas, ko norite, yra tikrai paprastas būdas parodyti tam tikrą lentelę (nereikia keisti duomenų), galite įterpti tuos duomenis kaip vaizdą.
Tai padaryti tikrai lengva, o vaizdus taip pat lengviau valdyti „Word“ (pvz., Vietą ir dydžio keitimą).
Kopijuodami vaizdus, taip pat turite galimybę susieti vaizdą su „Excel“ lentele. Tokiu būdu, jei atliksite kokių nors pakeitimų „Excel“ lentelėje, ji atsispindės „Word“ lentelės vaizde.
Nukopijuotos lentelės įterpimas kaip statinis vaizdas „Word“
Tarkime, kad turite lentelę, kaip parodyta žemiau „Excel“:
Toliau pateikiami žingsniai, kaip nukopijuoti šią lentelę ir įterpti ją kaip vaizdą į „MS Word“:
- „Excel“ pasirinkite duomenis, kuriuos norite nukopijuoti į „Word“
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, tada spustelėkite Kopijuoti (arba naudokite spartųjį klavišą „Control + C“)
- Atidarykite „Word“ dokumentą, kuriame norite įterpti šiuos duomenis
- Padėkite žymeklį ten, kur norite šių duomenų „Word“ dokumente
- Eikite į „Word“ skirtuką Pagrindinis ir spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Įklijuoti (spustelėkite mažą apverstą rodyklę, esančią po specialiosios įklijavimo piktograma)
- Rodomose parinktyse spustelėkite Įklijuoti specialų
- Dialogo lange Specialusis įklijavimas įsitikinkite, kad pasirinkta parinktis „Įklijuoti“
- Iš pateiktų parinkčių pasirinkite „Paveikslėlis“
- Spustelėkite Gerai
Pirmiau minėti veiksmai įterptų lentelės vaizdą į „Word“ dokumentą.
Tai yra kaip ir bet kuris kitas vaizdas, todėl galite pakeisti jo dydį ir formatuoti.
Nukopijuotos lentelės įterpimas kaip susietas vaizdas „Word“
Jei jums patinka lankstumas tvarkant vaizdus „Word“ ir vis tiek norite, kad lentelė būtų prijungta prie pradinio „Excel“ failo, galite tai padaryti.
Tarkime, kad turite lentelę, kaip parodyta žemiau „Excel“:
Toliau pateikiami žingsniai, kaip nukopijuoti šią lentelę ir įterpti ją kaip susietą vaizdą į „MS Word“:
- „Excel“ pasirinkite lentelę
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, tada spustelėkite Kopijuoti (arba naudokite spartųjį klavišą „Control + C“)
- Atidarykite „Word“ dokumentą, kuriame norite įterpti šiuos duomenis
- Padėkite žymeklį ten, kur norite šių duomenų „Word“ dokumente
- Eikite į „Word“ skirtuką Pagrindinis ir spustelėkite Įklijuoti specialų
- Dialogo lange Specialusis įklijavimas pasirinkite parinktį „Įklijuoti nuorodą“
- Iš pateiktų parinkčių pasirinkite „Paveikslėlis“
- Spustelėkite Gerai
Pirmiau minėti veiksmai vėl suteiks jums vaizdą, kurį galite lengvai pakeisti ir formatuoti.
Bet kadangi tai yra susieta su pradine „Excel“ lentele, jei atliksite kokių nors pakeitimų pradinėje lentelėje, tai taip pat atsispindės paveikslėlyje.
Taip pat atminkite, kad kadangi šis vaizdas yra susietas su pradiniais duomenimis, jei planuojate bendrinti šį „Word“ dokumentą su kuo nors kitu, taip pat turėtumėte bendrinti „Excel“ failą (jei norite, kad nuoroda liktų tokia, kokia yra)
Jei „Excel“ failas nepasiekiamas arba pavadinimas pakeistas, vaizdas bus toks pat kaip ir bet kuris kitas įprastas vaizdas.
Taigi tai yra keletas būdų, kaip galite nukopijuoti lentelę „Excel“ ir įterpti ją į „Word“. Daugeliu atvejų aš norėčiau kopijuoti ir įklijuoti „Excel“ lenteles kaip vaizdus, nes jas lengviau valdyti. Kai kuriais atvejais aš taip pat teikiu pirmenybę įterpimo metodui, kuris leidžia man atidaryti „Excel“ failą iš paties „Word“.
Tikiuosi, kad ši pamoka jums buvo naudinga!
