10 „Excel“ duomenų įvedimo patarimų, kurių negalite sau leisti praleisti

„Excel“ yra nuostabus įrankis, turintis įdomių galimybių analizuoti duomenis (nesvarbu, ar tai būtų naudojant funkcijas, diagramas ar prietaisų skydelius). Lengvas duomenų įvedimas ir saugojimas „Excel“ daro tai įtikinamu pasirinkimu.

Šiame tinklaraščio įraše išvardijau 10 naudingų „Excel“ duomenų įvedimo patarimų, kurie padės efektyviau dirbti ir sutaupyti daug laiko.

#1 Naudokite „Excel“ duomenų įvedimo formą

„Excel“ duomenų įvedimo forma leidžia pridėti įrašų prie esamo duomenų rinkinio. Tai suteikia iššokančią formą, kurią vartotojas gali užpildyti. Tai ypač patogu, kai duomenų rinkinyje yra daug stulpelių ir jums reikia vėl ir vėl slinkti į dešinę ir į kairę, kai įvedate duomenų taškus.

Duomenų formos funkcija dar nepasiekiama „Excel“ juostelėje. Pirmiausia turime padaryti jį prieinamą, pridėdami jį prie sparčiosios prieigos įrankių juostos.

„Excel“ duomenų įvedimo formos pridėjimas prie greitos prieigos įrankių juostos

1. Eikite į greitosios prieigos įrankių juostą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Tinkinti greitos prieigos įrankių juostą.
   
2. Dialogo lange „Excel“ parinktys pasirinkite Visas komandas ir eikite į formą. Pasirinkite formą ir paspauskite Pridėti. Taip prie greitos prieigos įrankių juostos bus pridėta duomenų formų piktograma.
   

„Excel“ duomenų įvedimo formos naudojimas

1. Pasirinkite bet kurį duomenų diapazono langelį ir greitos prieigos įrankių juostoje spustelėkite duomenų formos piktogramą.
2. Iššokančiųjų duomenų formoje visi stulpelių pavadinimai pateikiami vertikaliai. Užpildykite kiekvienos antraštės duomenis gretimame teksto laukelyje.
3. Įvedę duomenis, paspauskite „Enter“.
4. Norėdami pridėti naują įrašą, spustelėkite Naujas.

Naudodami „Excel“ duomenų įvedimo formą taip pat galite naršyti esamus duomenis (eilutė po eilutės) arba rasti duomenis nurodydami kriterijus (pabandykite tai spustelėdami kriterijų mygtuką).

#2 Greitai įveskite skaičius naudodami fiksuotus dešimtainius skaičius

Jei susiduriate su situacija, kai turite rankiniu būdu įvesti „Excel“ duomenis, kuriuose taip pat yra dešimtainė dalis, šis triukas gali būti labai naudingas. Pvz., Tarkime, kad mokinių pažymius turite įvesti procentais iki 2 skaičių po kablelio. Galite įjungti funkciją, kai tiesiog įvedate skaičius, nesijaudindami kiekvieną kartą paspausdami taškinį klavišą. Norėdami tai įjungti:

1. Eikite į Failas -> Parinktys.
2. Dialogo lange „Excel“ parinktys pasirinkite Išplėstinė.
3. Išplėstinėse parinktyse pažymėkite parinktį „Automatiškai įterpti dešimtainį tašką“.
4. Nurodykite norimą dešimtainių skaičių skaičių (šiuo atveju, pavyzdžiui, 2).

Dabar, kai įvedate bet kokį skaičių, „Excel“ automatiškai įdeda paskutinius 2 skaitmenis po kablelio. Taigi 1 tampa 0,01, 10 tampa 0,1, 100 tampa 1, 2467 tampa 24,67 ir pan.

Baigę įvesti duomenis, tiesiog išjunkite juos, atžymėdami tą pačią parinktį.

#3 Automatiškai pridėti eilę prie skaičių

Taip, galite naudoti „Excel“ funkcijų derinį (pvz., VALUE, RIGHT, IF, OR), kad pridėtumėte ordinalus („st“ 1 -ame, „nd“ 2 -ajame ir pan.).

Čia yra formulė:

= A1 ir IF (ARBA (VALUE (RIGHT (A1,2))) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), PASIRINKITE (DEŠINĖS (A1), „st“, „nd“, „rd“), „th“))

#4 Užpildykite naudodami „Control“ + D.

Tai puikus „Excel“ duomenų įvedimo triukas. Jei turite nukopijuoti aukščiau esantį langelį, tiesiog paspauskite „Control“ + D.

Jis kopijuoja turinį ir formatą. Jei aukščiau esančiame langelyje yra formulė, formulė nukopijuojama (su pakoreguotomis nuorodomis).

Tai veikia ir daugiau nei vienoje ląstelėje. Taigi, jei norite nukopijuoti visą aukščiau esančią eilutę, pasirinkite dabartinę eilutę ir paspauskite „Control“ + D.

Jei pasirinksite daugiau nei vieną langelį/langelius, anksčiau pasirinktas langelis bus nukopijuotas į visas ląsteles.

Taip pat žr: Daugiau nei 200 „Excel“ sparčiųjų klavišų.

#5 Greitai įveskite datą/laiką „Excel“ langeliuose

Neprisimenate dabartinės datos? Nesijaudinkite, tiesiog paspauskite „Control +“; (kabliataškis) ir jis įves į dabartinę datą langelyje.

Panašiai galite įvesti dabartinį laiką naudodami nuorodą „Control“ + „Shift“ +: (dvitaškis)

Atminkite, kad tai yra absoliučios vertės ir nepasikeis, jei pasikeis data ar laikas. Jei norite turėti dinaminę datos ir laiko reikšmę, kuri keičiasi, kai atidarote darbaknygę arba kai skaičiuojama iš naujo, naudokite funkcijas Šiandien ir dabar.

Taip pat žiūrėkite: Kaip automatiškai įterpti datą ir laiko žymą „Excel“.

#6 „Control“ + „Enter“, kad užpildytumėte visą pasirinkimą turiniu aktyvioje ląstelėje

Kai „Excel“ pasirenkate kelias langelius, viena iš šviesiai atspalvių langelių (palyginti su likusiomis pasirinktomis ląstelėmis) yra aktyvi ląstelė. Jei ką nors įvedate į aktyvų langelį, kai pasirenkate, ir paspauskite „Control“ + „Enter“, reikšmė įterpiama į visas pasirinktas ląsteles.

Tai galioja ir formulėms. Jei įvesite formulę į aktyvų langelį ir paspausite „Control“ + „Enter“, visos ląstelės gaus tą formulę (su pakoreguotomis nuorodomis).

#7 „Alt“ + rodyklė žemyn, kad gautumėte visų to stulpelio unikalių verčių sąrašą

Tai gali sutaupyti šiek tiek laiko, kurį kitaip praleistumėte rašydami. Tarkime, kad įvedate duomenis į stulpelį su veiklos būsena (turi būti padaryta, baigta). Užuot įvedę būseną, vėl ir vėl turite tiesiog įvesti ją į keletą langelių, tada galite naudoti sparčiuosius klavišus „Alt“ + rodyklė žemyn. Tai suteikia jums visų unikalių įrašų sąrašą ir galite greitai pasirinkti iš sąrašo.

Jei norite pasirinkti iš iš anksto nustatytų parinkčių, galite sukurti išskleidžiamąjį sąrašą.

#8 Greitai peržiūrėkite kelis darbalapio skirtukus darbo knygoje

Tai taupo daugybę laiko. Tiesiog naudokite sparčiuosius klavišus „Control“ + „Puslapis aukštyn“/„Puslapis žemyn“, kad naršytumėte kelis darbalapio skirtukus.

Taip pat žiūrėkite: daugiau nei 200 „Excel“ sparčiųjų klavišų.

#9 Įveskite ilgą tekstą naudodami santrumpas

Jei savo darbalapyje vėl ir vėl turėsite įvesti ilgus vardus ar raktinius žodžius, šis triukas praverstų.

Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad kaskart įvesdami ABC, „Excel“ automatiškai jį pakeistų „ABC Technology Corporation Limited“.

Kažkas, kaip parodyta žemiau:

Šią funkciją galima įjungti naudojant automatinio taisymo parinktis. Skaitykite, kaip tai įgalinti.

#10 Įveskite duomenis netoliese esančiuose diapazonuose

Tarkime, kad turite šabloną, kaip parodyta žemiau, ir turite įvesti duomenis į visus raudonai paryškintus langelius rodyklių nurodyta tvarka.

Štai greitas būdas tai padaryti:

• Pasirinkite visas ląsteles, kuriose reikia įvesti duomenis (paspauskite valdymo mygtuką, tada pasirinkite po vieną).
  • Pradėkite nuo antrosios sekos ląstelės duomenų įvedimo (pradėkite nuo D3). Pagaliau pasirinkite pirmąjį langelį B3 (kuriame prasideda duomenų įvedimas).
• Pasirinkę eikite į pavadinimo laukelį (kuris yra formulės juostos kairėje).
• Įveskite bet kokį pavadinimą be tarpų.
• Viskas!! Pasirinkite pavadintą diapazoną spustelėdami išskleidžiamąjį meniu Pavadinimo laukelis. Dabar pradėkite įvesti savo duomenis ir naudoti Įeiti/Skirtukas pereiti į kitą langelį.

Skaitykite daugiau apie šį triuką.

Tai yra dešimt geriausių „Excel“ duomenų įvedimo patarimų, kurie gali žymiai pagerinti jūsų produktyvumą ir sutaupyti laiko.

Jums taip pat gali patikti šie „Excel“ patarimai:

• 10 labai tvarkingų būdų išvalyti duomenis „Excel“ skaičiuoklėse.
• 24 kasdienės „Excel“ problemos ir jų greiti pataisymai.
• Kaip stebėti „Excel“ pakeitimus.
• Kaip atkurti neišsaugotus „Excel“ failus.
• Kaip įjungti sąlyginį duomenų įvedimą „Excel“.
• Ar kenčiate nuo lėtos „Excel“ skaičiuoklių? 10 patarimų, kaip pagreitinti „Excel“.
• Gaukite daugiau naudos iš „Rasti ir pakeisti“ programoje „Excel“ (4 nuostabūs patarimai).
• Kaip naudoti „Excel“ užšaldymo sritis „Excel“.
• Daugiau nei 100 „Excel“ interviu klausimų
• Užpildykite tuščias langelius iki kitos „Excel“ vertės