Jei dažnai spausdinate savo duomenis/darbą „Excel“, esu tikras, kad susidūrėte su problema, kai jis spausdina kelis puslapius, o ne vieną.
Kartais taip apmaudu, kad naujas puslapis išspausdinamas tik tam, kad tilptų kelios papildomos duomenų eilutės (o tai taip pat lemia popieriaus eikvojimą).
Yra keletas paprastų metodų, kuriuos galite naudoti norėdami įsitikinti, kad „Excel“ duomenys atspausdinti viename puslapyje (arba mažiau puslapių, jei spausdinate didelę ataskaitą).
Šioje „Excel“ pamokoje aš pasidalinsiu keliais metodais, kuriuos galite naudoti atspausdinkite „Excel“ lapą viename puslapyje. Norėdami gauti geriausią rezultatą, galite naudoti šių metodų derinį.
Taigi pradėkime!
Patikrinkite, kiek puslapių būtų atspausdinta (peržiūra)
Prieš pradėdami optimizuoti nustatymus, kad „Excel“ darbas būtų atspausdintas viename lape, geriausia patikrinti dabartinę būseną naudojant spausdinimo peržiūrą.
Nesijaudink! Tam nereikia nieko spausdinti. Galite tiesiog patikrinti, kaip atrodytų atspausdintas darbas ir kiek lapų bus atspausdinta.
Tai leidžia suprasti dalykus, kuriuos galite pakeisti, kad įsitikintumėte, jog naudojate minimalų popieriaus kiekį, tuo pačiu išlaikydami atspausdintą ataskaitą gražią ir įskaitomą.
Toliau pateikiami žingsniai, kaip naudoti spausdinimo peržiūrą, kad pamatytumėte, kaip atrodytų paskutinė spausdinimo užduotis:
- Spustelėkite skirtuką Failas
- Spustelėkite Spausdinimo parinktis
Arba galite naudoti sparčiuosius klavišus „Control“ + P. („Command“ + P, jei naudojate „Mac“)
Taip būtų atidarytas spausdinimo peržiūros puslapis, kuriame galėtumėte pamatyti, kiek puslapių bus atspausdinta ir kas atspausdinta kiekviename puslapyje.
Rodyklių klavišais galite pereiti į kitą/ankstesnį puslapį, kai esate spausdinimo peržiūros režimu.
„Excel“ lapo pritaikymo ir spausdinimo būdai viename puslapyje
Dabar pažvelkime į kai kuriuos metodus, kuriuos galite naudoti, kad sutalpintumėte visus vieno lapo duomenis į vieną puslapį, o tada atspausdintumėte ataskaitą viename puslapyje (arba mažiau puslapių)
Sureguliuokite stulpelio plotį (arba eilutės aukštį)
Daugeliu atvejų nereikia, kad stulpeliai būtų per platūs.
Ir kadangi tai tiesiogiai lemia, kiek duomenų atspausdinama viename puslapyje, galite sutaupyti daug popieriaus, tiesiog sumažindami stulpelio plotį.
Bet kaip tada žinoti, ar padarei pakankamai, ar ne? Kaip žinoti, kiek stulpelių pločio turėtumėte sumažinti, kad viskas tilptų viename puslapyje?
Kad tai būtų lengva, galite naudoti Puslapio išdėstymo rodinys „Excel“ - kuris realiuoju laiku parodo, kiek duomenų būtų atspausdinta kiekviename ataskaitos puslapyje.
Toliau pateikiami veiksmai, kaip įjungti puslapio išdėstymo režimą ir sumažinti stulpelio plotį:
- Juostelėje spustelėkite skirtuką Rodinys
- Grupėje „Darbaknygės rodiniai“ spustelėkite parinktį „Puslapio išdėstymas“. Tai pakeis duomenų rodymo būdą (ir matysite svarstykles darbalapio viršuje ir kairėje)
- Sumažinkite stulpelio plotį, kad duomenys tilptų viename puslapyje. Norėdami tai padaryti, padėkite žymeklį ant žymeklio krašto ant stulpelio antraštės, kurią norite sumažinti. Tada spustelėkite ir vilkite.
Kai turėsite visus duomenis viename puslapyje, galite eiti ir spausdinti.
Kai kuriais atvejais galite pastebėti, kad ląstelės duomenys yra nutraukiami ir nėra visiškai rodomi. Tai dažnai atsitinka, kai keičiate stulpelio plotį. Tai galite ištaisyti įjungę teksto įvyniojimo parinktį programoje „Excel“.
Norėdami grįžti į įprastą rodinį (ir išeiti iš puslapio išdėstymo rodinio), spustelėkite skirtuką Rodinys, tada spustelėkite „Įprastas“.
Pakeiskite mastelį (sutalpinkite visas eilutes/stulpelius viename puslapyje)
„Excel“ turi įmontuotą parinktį, leidžiančią pakeisti darbalapio mastelį taip, kad viename puslapyje tilptų daugiau eilučių/stulpelių.
Kai tai padarysite, viskas paprasčiausiai sumažės, kad tilptų visi vieno puslapio stulpeliai ar eilutės.
Tarkime, kad turite lapą, kuriame spausdinant stulpeliai perkeliami į kitą lapą.
Toliau pateikiami žingsniai, kaip sumažinti lapą spausdinant:
- Spustelėkite skirtuką Failas
- Spustelėkite Spausdinti (arba naudokite sparčiuosius klavišus - „Control“ + P)
- Lange Spausdinti spustelėkite parinktį Mastelio keitimas (tai paskutinė parinktis kairėje)
- Spustelėkite bet kurią iš parinkčių:
- Pritaikykite lapą viename puslapyje
- Užfiksuoti visus stulpelius viename puslapyje
- Sutalpinti visas eilutes viename puslapyje
Pirmiau minėti veiksmai padidins lapą, kad jis atitiktų puslapį (atsižvelgiant į pasirinktas parinktis). Dešinėje esančioje lapo peržiūroje taip pat galėsite pamatyti, kaip atrodytų duomenys.
Parinktis „Tinkinti lapą viename puslapyje“ tinka, kai turite tik keletą eilučių/stulpelių. Jei jų yra daug, naudojant šią parinktį išspausdinti duomenys gali būti per maži skaitymui.Tai neturi įtakos darbalapio duomenims. Jis keičia duomenis tik spausdinimo tikslais.
Slėpti arba ištrinti eilutes/stulpelius
Kitas protingas būdas spausdinant viską gauti viename puslapyje - paslėpti visus nereikalingus stulpelius ar eilutes.
Jūs visada turite galimybę vėl juos matyti, jei to prireiks vėliau, tačiau slėpdami juos spausdindami įsitikinsite, kad optimizuojate erdvę ir naudojate mažiau puslapių spausdinimui.
Norėdami paslėpti eilutę/stulpelį, tiesiog pasirinkite juos, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Slėpti.
Vėlgi, geriausia pirmiausia įjungti puslapio išdėstymo režimą ir tada tai padaryti. Taip įsitikinsite, kad galite pamatyti, kiek eilučių/stulpelių reikia paslėpti, kad tilptų visi duomenys viename „Excel“ puslapyje.
Ir čia yra žingsniai, kaip parodyti „Excel“ eilutes/stulpelius.
Pakeiskite puslapio orientaciją
Jei turite daugiau stulpelių ir eilučių, tikslinga spausdinant pakeisti puslapio orientaciją.
„Excel“ yra dvi orientacijos;
- Portretas (numatytasis „Excel“) - spausdinama daugiau eilučių nei stulpelių
- Kraštovaizdis - spausdinama daugiau stulpelių nei eilučių
Jei turite daugiau stulpelių nei eilučių (kaip parodyta žemiau), galite pakeisti puslapio orientaciją į Kraštovaizdį, kad jūsų duomenys būtų tinkami ir atspausdinti viename puslapyje.
Toliau pateikiami žingsniai, kaip pakeisti puslapio orientaciją „Excel“:
- Spustelėkite skirtuką Puslapio išdėstymas
- Puslapio sąrankos grupėje spustelėkite dialogo lango paleidimo priemonę. Tai atvers dialogo langą „Puslapio sąranka“.
- Dialogo lange spustelėkite skirtuką Puslapis (jei dar nepasirinktas)
- Parinktyje Orientacija pasirinkite Kraštovaizdis
- Spustelėkite Gerai
Dabar galite eiti į spausdinimo peržiūrą ir pamatyti, kaip atrodytų jūsų atspausdinta ataskaita.
Spartusis klavišas, skirtas atidaryti dialogo langą Puslapio sąranka ALT + P + S + P (paspauskite šiuos klavišus iš eilės)
Arba taip pat galite pakeisti orientaciją lange Spausdinimo peržiūra, nustatymų išskleidžiamajame meniu pasirinkdami Kraštovaizdžio orientacija.
Pakeiskite puslapio paraštes
Kartais jūs turite tik vieną ar du papildomus stulpelius, kurie spausdinami naujame puslapyje (arba kelias papildomas eilutes, kurios pereina į kitą puslapį).
Nedidelis puslapio paraštės koregavimas gali padėti viską sutalpinti į vieną puslapį.
Jei jums įdomu, kokios yra puslapio paraštės - kai spausdinate „Excel“ darbalapį, kiekvieno atspausdinto puslapio kraštuose turi būti tarpų. Tai daroma siekiant užtikrinti, kad atspausdinti duomenys atrodytų gerai.
Turite galimybę sumažinti šį tarpą (puslapio paraštę) ir sutalpinti daugiau duomenų viename puslapyje.
Toliau pateikiami žingsniai, kaip sumažinti puslapio paraštę „Excel“:
- Spustelėkite skirtuką Puslapio išdėstymas
- Puslapio sąrankos grupėje spustelėkite „Paraštės“
- Spustelėkite Siaurinti
Pirmiau minėti veiksmai sumažintų puslapio paraštes ir tame pačiame puslapyje galite matyti keletą papildomų eilučių/stulpelių.
Jei norite dar labiau sumažinti puslapio paraštę, spustelėkite juostelės parinktį „Paraštės“, tada spustelėkite „Tinkintos paraštės“. Bus atidarytas dialogo langas Puslapio sąranka, kuriame galėsite toliau koreguoti paraštes.
Sumažinkite šrifto dydį
Kitas paprastas būdas greitai priderinti kai kurias papildomas eilutes/stulpelius (kurie išspausdinami į papildomus lapus, kai jie spausdinami nuo šiol) gali būti sumažintas šrifto dydis.
Dėl to galite pakeisti kelių stulpelių dydį, kad atspausdinus jis tilptų į vieną puslapį.
Tai gali būti naudinga, kai turite atspausdintų duomenų, kurie paprastai pateikiami priede - tai, ką turite turėti, bet niekas to neskaito ir nesirūpina.
Spausdinti tik pasirinktus duomenis (arba nustatyti spausdinimo sritį)
Kartais galite turėti didelį duomenų rinkinį, bet galbūt nenorėsite jo išspausdinti. Galbūt norite spausdinti tik pasirinktus duomenis.
Jei tai yra vienkartinis dalykas, kai norite greitai atspausdinti pasirinktus duomenis darbalapyje, tai galite padaryti atlikdami toliau nurodytą veiksmą:
- Pasirinkite duomenis, kuriuos norite spausdinti
- Spustelėkite skirtuką Failas
- Spustelėkite Spausdinti (arba naudokite sparčiuosius klavišus - „Control“ + P)
- Atsidariusiame spausdinimo ekrane spustelėkite pirmąją parinktį „Nustatymai“
- Spustelėkite parinktį Spausdinimo pasirinkimas. Pastebėsite, kad peržiūra taip pat pasikeičia, kad būtų rodoma tik ta dalis, kuri bus išspausdinta.
- Spustelėkite Spausdinti.
Pirmiau minėti veiksmai spausdintų tik pasirinktą duomenų rinkinį.
Atminkite, kad jei pasirinkote duomenų rinkinį, kurio spausdinant negalima sutalpinti į vieną vietą, jis bus atspausdintas ant kelių lapų. Tačiau galite pakeisti mastelį į „Tinkinti lapą viename puslapyje“, jei norite spausdinti pasirinkimą viename puslapyje.
Aukščiau pateiktas metodas yra geras, kai kartais reikia atspausdinti pasirinktus duomenis.
Tačiau tą patį pasirinkimą turite spausdinti iš kelių darbalapių, geriau nustatyti spausdinimo sritį. Nustačius „Excel“ šią spausdinimo sritį laikys dalimi, kuri turi būti spausdinama, ir nekreipia dėmesio į kitus lapo duomenis.
Toliau pateikiami „Excel“ spausdinimo srities nustatymo veiksmai:
- Pasirinkite duomenis, kuriuos norite nustatyti kaip spausdinimo sritį
- Spustelėkite skirtuką Puslapio išdėstymas
- Puslapio sąrankos grupėje spustelėkite parinktį Spausdinimo sritis
- Spustelėkite Nustatyti spausdinimo sritį
Viskas!
Dabar, kai bandysite spausdinti darbalapį, bus spausdinama tik spausdinimo sritis (ir tik tai bus rodoma spausdinimo peržiūroje).
[Premija] Pridėti puslapio pertraukas
Jei turite didelį duomenų rinkinį. akivaizdu, kad jo negalima sutalpinti į vieną puslapį, o visų šių duomenų spausdinimas užimtų kelis puslapius.
„Excel“ galite pridėti puslapių pertraukų, kad „Excel“ žinotų, kur sustabdyti spausdinimą dabartiniame puslapyje, o likusią dalį perkelti į kitą puslapį.
Toliau pateikiami žingsniai, kaip pridėti puslapių pertraukas „Excel“:
- Pasirinkite langelį, į kurį norite įterpti puslapio pertrauką. Nuo šio langelio viskas būtų atspausdinta kitame puslapyje
- Spustelėkite skirtuką Puslapio išdėstymas
- Puslapio sąrankos grupėje spustelėkite parinktį Pertraukos
- Spustelėkite Įterpti puslapio pertraukas
Pirmiau minėti veiksmai pridėtų puslapio pertrauką ir viskas prieš puslapio pertrauką būtų atspausdinta viename lape, o likę duomenys - kituose lapuose.
Atminkite, kad jei nustatėte spausdinimo sritį, ji bus pranašesnė už puslapio pertraukas.
Taigi tai yra įvairūs metodai, kuriuos galite naudoti norėdami sutalpinti duomenis į vieną puslapį ir atspausdinti „Excel“ skaičiuoklę viename puslapyje. Tais atvejais, kai turite daug duomenų, gali būti netikslinga juos spausdinti viename puslapyje, tačiau vis tiek galite naudoti aukščiau nurodytus metodus, kad sumažintumėte popieriaus naudojimą ir sutalpintumėte tuos pačius duomenis į mažiau puslapių.
Tikiuosi, kad ši pamoka jums buvo naudinga.
