8 būdai, kaip sumažinti „Excel“ failo dydį (kuris iš tikrųjų veikia)

Buvo žinoma, kad „Excel“ darbaknygės tampa skausmingai lėtos ir sunkios, nes prie jų pridedama daugiau duomenų/formulių/vaizdų.

Kartais lengva atsikratyti papildomo flabo ir kontroliuoti „Excel“ failo dydį, o kartais to nėra.

Kadangi „Excel“ nėra žiniatinklio įrankis, dauguma iš mūsų dirba ir bendradarbiauja siųsdami „Excel“ failus el. Didelį „Excel“ failą, sveriantį 50 MB, gali būti sunku bendrinti su kolegomis/klientais.

Paskutiniame darbe mes naudojome „Lotus Notes“ el. Pašto klientą, kuris veikia lėtai, ir siunčiame sunkius „Excel“ failus.

Nors nėra jokio stebuklingo būdo sumažinti „Excel“ darbaknygės dydį, yra keletas metodų, kuriuos galite naudoti norėdami sumažinti tam tikrą flabą.

Pastaba: šių metodų poveikis mažinant „Excel“ failo dydį priklausys nuo jūsų duomenų. Kai kuriems tai gali padėti sumažinti dydį 50%, o kai kuriems - tik 5%.

Patarimai, kaip sumažinti „Excel“ failo dydį

Žemiau pateikiami būdai, kuriuos galite naudoti norėdami sumažinti „Excel“ darbaknygės failo dydį.

Su kiekvienu patarimu aš šiek tiek išbandžiau ir pridėjau momentinių nuotraukų, kad parodytumėte poveikį failo dydžiui. Gauti rezultatai gali skirtis priklausomai nuo jūsų duomenų ir failų.

Remdamiesi savo darbo knyga, galite pasinaudoti vienu ar daugiau šių patarimų.

Pašalinkite nereikalingus darbalapius/duomenis

Geriausi sprendimai dažnai yra patys paprasčiausi.

Ir ši technika yra labiau sveiko proto ir mažiau bet kokia „Excel“ burtininkė.

Jei turite „Excel“ darbaknygę, kurioje yra nereikalingi darbalapiai (kurie nenaudojami jokiose formulėse), pažiūrėkite, ar galite jų atsikratyti.

Tai tiesiogiai susiję su „Excel“ failo dydžiu. Taigi, kai tik ištrinsite kai kuriuos darbalapius ir išsaugosite darbaknygę, iškart pamatysite sumažintą failo dydį.

Testo rezultatai:

Aš sukūriau „Excel“ failą su 10 darbalapių, kur kiekviename darbalapyje yra 2,6 milijono duomenų taškų (26 stulpeliai su 100 000 duomenų taškų kiekviename stulpelyje).

Gautas šios darbaknygės dydis yra 143 MB (išsaugoti ir atidaryti užtrunka nemažai laiko).

Dabar, kai ištryniau penkis lapus, dydis sumažėjo perpus (duh).

Kaip matote, jūsų darbalapio duomenys turi tiesioginį ryšį su failo dydžiu.

Konvertuoti į dvejetainį formatą (XLSB)

Ar žinote, kad išsaugojus „Excel“ failą XLSB formatu, failo dydis gali sumažėti?

Taip, tai tiesa.

Viskas, ką jums reikia padaryti, tai išsaugoti darbaknygę, naudoti .xlsb formatą.

Štai žingsniai, kaip tai padaryti:

1. Spustelėkite skirtuką Failas.
2. Spustelėkite Išsaugoti kaip.
3. Spustelėkite Naršyti.
4. Dialogo lange Išsaugoti kaip pakeiskite failo tipą į „Excel“ dvejetainę darbaknygę (.xlsb)

Testo rezultatai

Turėjau „Excel“ darbaknygę, kuri užėmė 14,6 MB vietos.

Konvertavus tą patį failą į XLSB formatą, galėjau sumažinti jo dydį iki 10,4 MB (dydis sumažėjo ~ 28%).

Kas yra XLSB?

Išsaugojus „Excel“ failą (.xlsx arba .xlsm), jis išsaugomas XML formatu.

Pavyzdžiui, jei pakeisiu XLSX failo plėtinį į ZIP ir tada jį atidarysiu, tai ir gausiu.

Ir jei aš toliau einu į aplanką „xl“, o tada einu į darbalapio aplanką, man rodomi tos darbaknygės darbalapiai (ir šie darbalapiai išsaugomi kaip XML dokumentas).

Dabar darykime tą patį su XLSB failu.

Taigi pirmiausia pakeičiu failo plėtinį į ZIP, tada jį atidarau ir surandu sheet1. Štai ką jūs gaunate:

Pastebėsite, kad tiek XLSX, tiek XLSB išsaugo darbalapį kitu formatu.

XLSX/XLSM išsaugo jį kaip XML failą, o XLSB - kaip dvejetainį (.bin) failą.

Be pernelyg techninio, XML failai yra dideli, palyginti su dvejetainiu failu.

Taigi, kai išsaugote „Excel“ darbaknygę XLSB formatu, failo dydis sumažėja. Aukščiau pateiktame pavyzdyje dydis sumažėjo ~ 30%.

XLSB vs XLSX/XLSM

Kalbant apie XLSB formato naudojimą, dydžio sumažinimas yra didžiulė nauda. Tačiau dirbdami su XLSB formatu turite būti šiek tiek atsargūs.

XLSB formato privalumai:

1. Tai sumažina „Excel“ failo dydį. Tai gali būti naudinga, kai turite didelių failų ir norite juos bendrinti el. Paštu. Galite greitai sumažinti dydį, išsaugodami jį XLSB.
2. XLSB failai linkę atsidaryti ir išsaugoti greičiau nei XML failai. Remiantis ribotais bandymais, XLSB failai buvo atidaryti ir sutaupyti 25–50% greičiau. Šis skirtumas pastebimas tik dideliuose „Excel“ failuose. Naudojant mažesnius failus, XLSB ir XLSX yra greiti.

Nors XLSB atrodo puikiai, yra keletas priežasčių, dėl kurių turėtumėte laikytis XLSX/XLSM failų:

1. Naudodami XLSB formatą, jūs negalite žinoti, ar jis turi makrokomandą, ar ne. Dėl to yra rizikingesnis, nes kažkas gali jį naudoti kenkėjiškam kodui vykdyti.
2. XLSB failai yra užkoduoti patentuotu bin failo formatu, o XML yra atviro kodo skaitomas failo formatas. Tai reiškia, kad jei naudojate trečiųjų šalių įrankius su „Excel“, geriau naudoti XML formatą.
3. „Power Query“ negali nuskaityti duomenų iš XLSB failo. Taigi, jei naudojate „Power Query“, geriau turėti duomenis XLSX/XLSM formatais.

Paprastai, jei failo dydis yra mažas (mažesnis nei 5 MB), geriau laikytis XLSX/XLSM formatų.

Remdamiesi tuo, ką girdėjau iš žmonių ir skaičiau daugelyje forumų, daugelis žmonių nori naudoti XLSB kaip failo formatą, kai reikia naudoti „Excel“.

Čia yra geras straipsnis apie XLSB formato supratimą.

Pašalinkite nereikalingas formules

Per daug formulių padidins jūsų darbaknygės failo dydį.

Taigi, jei turite duomenų rinkinį, kurio jums reikia, bet nereikia joje esančių formulių, geriau šias formules paversti vertėmis.

Štai kaip greitai konvertuoti formules į „Excel“ vertes:

1. Pasirinkite visą darbalapį/duomenų rinkinį.
2. Paspauskite F5 Raktas.
3. Dialogo lange Eiti į spustelėkite „Specialus“.
4. Dialogo lange Eiti į specialųjį elementą pasirinkite Formulės.
5. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau minėti veiksmai pasirinktų visas ląsteles, kuriose yra formulė.

Dabar atlikite šiuos veiksmus, norėdami šias formules paversti reikšmėmis:

1. Nukopijuokite pasirinktus langelius („Control“ + C)
2. Spustelėkite skirtuką Pagrindinis.
3. Grupėje Iškarpinė spustelėkite Įklijuoti.
4. Spustelėkite piktogramą Įklijuoti vertę.

Pirmiau minėti veiksmai visas ląsteles su formulėmis paverstų vertėmis.

Testo rezultatai

Aš sukūriau „Excel“ failą su 2,7 milijono duomenų taškų (1048576*26), tada pridėjau tris stulpelius su formulėmis (SUM, COUNT ir AVERAGE).

Tada šias formules konvertavau į reikšmes ir išsaugojau failą kitu pavadinimu.

Žemiau yra rezultatas:

Failas be formulių yra ~ 8% mažesnis (ir atkreipkite dėmesį, kad turėjau tik 3 formulių stulpelius).

Jei turite daug formulių, tai gali padidinti dydį.

PASTABA: Lakios formulės tikrai gali išpūsti jūsų failo dydį. Bandymo metu, kai SUM formulę pakeičiau nepastovia formule (OFFSET), tai padidino failo dydį (nuo 186 MB iki 198 MB). Taigi, jei turite nepastovių formulių, kurias galite pakeisti nepastoviomis formulėmis arba galite jas konvertuoti į reikšmes, tai padės sumažinti failo dydį.

Vaizdų suspaudimas (prieš ir po įkėlimo)

Jei dirbate su „Excel“ failais, kuriuose yra vaizdų, turite optimizuoti šiuos vaizdus ir įsitikinti, kad jų dydis yra mažesnis.

Vaizdų problema yra ta, kad suspaudžiant juos taip pat sumažėja kokybė, ko galbūt nenorėsite.

Kai dirbate su vaizdais, geriausias būdas sumažinti „Excel“ failo dydį yra suglaudinti vaizdus prieš įterpiant jį į „Excel“.

Geras internetinis įrankis tam yra „TinyPNG“ (arba galite naudoti „Photoshop“ ar bet kurį kitą panašų įrankį).

Tai nemokamas įrankis, galintis sumažinti vaizdo dydį iki 90% ir vis tiek išlaikyti tinkamą vaizdo kokybę.

Žemiau yra ekrano kopija, kurioje galėjau suspausti vaizdą nuo 3,9 MB iki 331 KB, minimaliai prarandant kokybę.

Įkėlę šiuos suspaustus vaizdus į „Excel“, galite juos dar labiau suglaudinti naudodami „Excel“ integruotą parinktį.

Štai kaip suspausti vaizdą „Excel“:

1. Pasirinkite vaizdą, kurį norite suspausti.
2. Spustelėkite skirtuką Paveikslėlio įrankių formatas. Tai kontekstinis skirtukas, kuris rodomas tik spustelėjus paveikslėlį.
3. Grupėje „Koreguoti“ spustelėkite parinktį „Suspausti paveikslėlį“.
4. Dialogo lange „Suspausti paveikslėlius“:
   • Jei norite suspausti visus darbaknygės vaizdus, ​​panaikinkite žymėjimą „Taikyti tik šiam paveikslėliui“.
   • Norėdami gauti maksimalų glaudinimą, pasirinkite el. Paštą (96 ppi).
5. Spustelėkite Gerai.
6. Išsaugokite failą.

Tai suglaudins visus vaizdus ir padės sumažinti „Excel“ darbaknygės failo dydį.

Testo rezultatai:

Naudojau „Excel“ suspaudimo parinktį naudodami vieną vaizdą.

Žemiau pateikiami rezultatai:

Naudojant vaizdo suspaudimo parinktį, failo dydis sumažėjo nuo 445 KB iki 43 KB (failo dydis sumažėjo ~ 90%).

Tai priklausytų ir nuo įvaizdžio. Jau suspaustas vaizdas negali labai sumažinti dydžio.

Norėdami sutaupyti vietos, pašalinkite „Pivot“ talpyklą

Jei dirbate su „Pivot“ lentelėmis ir kovojate su dideliais „Excel“ failais, gali būti naudinga žinoti apie „Pivot“ talpyklą.

Kai sukuriate suvestinę lentelę naudodami duomenų rinkinį, „Excel“ automatiškai sukuria „Pivot“ talpyklą.

„Pivot“ talpykla yra objektas, kuriame yra duomenų šaltinio kopija.

Nors to nematote, jis yra darbo knygos dalis ir prijungtas prie „Pivot Table“. Kai keičiate „Pivot“ lentelę, ji nenaudoja duomenų šaltinio, o naudoja „Pivot Cache“.

Nors manote, kad esate tiesiogiai susietas su šaltinio duomenimis, iš tikrųjų jūs pasiekiate suvestinę talpyklą (o ne šaltinio duomenis), kai keičiate suvestinės lentelę.

Dabar, kai kuriate duomenų rinkinio kopiją, tai užima šiek tiek vietos.

Taigi, kai tik sukursite „Pivot“ lentelę, pastebėsite, kad „Excel“ failo dydis padidėja.

Pirmiau pateiktame pavyzdyje, kai tik pridedu „Pivot“ lentelę, failo dydis padidėja dvigubai.

Dabar yra du būdai, kaip sumažinti failo dydį dirbant su „Pivot“ lentelėmis.

1. Išsaugokite šaltinio duomenis ir ištrinkite „Pivot“ talpyklą
2. Laikykite „Pivot“ talpyklą ir ištrinkite šaltinio duomenis

Pažvelkime į abu šiuos metodus.

Išlaikykite šaltinio duomenis ir ištrinkite „Pivot“ talpyklą

Kai baigsite naudoti „Pivot“ lentelę ir ją išsaugosite, galite priversti „Excel“ išsaugoti tik šaltinio duomenis ir gautą „Pivot“ lentelę, o ne „Pivot“ talpyklą.

Tai padarę „Excel“ failas bus lengvesnis ir galėsite iš naujo sukurti „Pivot“ talpyklą, kai to prireiks kitą kartą.

Žemiau yra dydžio skirtumas, kai išsaugote „Excel“ failą su „Pivot Cache“ ir be jos.

Štai žingsniai į NE išsaugokite „Pivot“ talpyklą:

1. Pasirinkite bet kurią langelį „Pivot Table“.
2. Spustelėkite skirtuką Analizuoti.
3. Spustelėkite „Pivot Table“ piktogramą „Parinktys“.
4. Dialogo lange „Pivot Table Options“ spustelėkite skirtuką „Data“.
5. „Pivot Table Data“ parinktyse panaikinkite žymėjimą „Išsaugoti šaltinio duomenis su failu“. Ši parinktis užtikrina, kad „Pivot“ talpykla nebus išsaugota, kai išsaugosite darbaknygę (ir padės sumažinti „Excel“ failo dydį).
6. Patikrinkite parinktį - „Atnaujinti duomenis atidarant failą“. Ši parinktis užtikrina, kad kai tik atidarysite darbaknygę, „Pivot Table“ bus atnaujinta ir „Pivot Cache“ bus automatiškai sugeneruota. Jei nepažymėsite šios parinkties, turėsite rankiniu būdu atnaujinti „Pivot“ lentelę, kad sugeneruotumėte „Pivot Cache“.
7. Spustelėkite Gerai.

Dabar, kai išsaugosite failą naudodami „Pivot“ lentelę, pastebėsite sumažintą failo dydį.

Laikykite „Pivot“ talpyklą ir ištrinkite šaltinio duomenis

Kitas būdas sumažinti „Excel“ failo dydį yra ištrinti „Pivot“ lentelės šaltinio duomenis ir palikti tik „Pivot“ talpyklą.

Tai veikia kaip „Pivot Cache“ yra jūsų duomenų veidrodinis vaizdas, o jūs negalite pasiekti šaltinio duomenų, kai keičiate „Pivot“ lentelę, vietoj to naudojate „Pivot Cache“.

Žemiau pateikiami rezultatai, kai išsaugojau „Excel“ failą be šaltinio duomenų.

Norėdami tai padaryti, tiesiog ištrinkite duomenis (ištrindami duomenis arba darbalapį, kuriame yra duomenys).

Jei norite susigrąžinti šaltinio duomenis, dukart spustelėkite „Pivot“ lentelės langelį „Visa suma“ ir jis iškart sugeneruos visą duomenų rinkinį naujame darbalapyje.

Failo suspaudimas (ZIP IT)

Tai galite padaryti ne „Excel“ programoje.

Kai suglaudinsite „Excel“ failą, iškart matysite maždaug 10-15% dydžio sumažėjimą.

Tada galite bendrinti šį suspaustą failą el. Paštu, o jį gaunantis asmuo gali išpakuoti failą ir naudoti „Excel“ darbaknygę.

Štai „Excel“ failo suglaudinimo veiksmai („Windows“):

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Excel“ failą
2. Užveskite žymeklį ant parinkties Siųsti.
3. Spustelėkite aplanką „Suspaustas (suspaustas)“.

Pasirinktai „Excel“ darbaknygei bus sukurtas suspaustas failas.

Taip pat pastebėsite failo dydžio sumažėjimą (kaip parodyta žemiau).

Testo rezultatai

Naudodamas šią techniką, aš galėjau sumažinti „Excel“ darbaknygės failo dydį 8%.

Ši technika geriau tinka failams, kurių diapazonas yra 20–50 MB. Didėjant failo dydžiui, procentinis sumažėjimas nėra labai didelis.

Pašalinti duomenų formatavimą

Duomenų formatavimas, pvz., Fono spalvos pritaikymas, sienų pridėjimas arba šrifto stiliaus pakeitimas, gali padidinti failo dydį.

Nors, remdamasis savo bandymais, pastebėjau, kad tai neturi didelės įtakos.

Žemiau pateikiami dviejų „Excel“ darbaknygių dydžiai, kurių vienas turi 2,6 milijono duomenų taškų (viename darbalapyje), o kitas - su tais pačiais duomenimis, tačiau jiems pritaikytas formatavimas (langelio spalva, kraštinė ir kursyvas).

Testo rezultatai

Matote, kad skirtumas tarp dviejų failų nėra toks didelis (nors tai daro įtaką, kai turite daug duomenų).

Failas su duomenimis yra 14,6 MB, o failas su duomenimis ir formatavimu - 14,9 MB.

Taigi, jei norite sumažinti „Excel“ darbaknygės failo dydį, galite ieškoti nereikalingo formato. Jei jį pašalinsite, sutaupysite šiek tiek vietos diske.

Štai veiksmai, skirti akimirksniu pašalinti visą formatavimą, nepažeidžiant duomenų:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį (iš kurio norite pašalinti formatavimą).
2. Spustelėkite skirtuką Pagrindinis.
3. Redagavimo grupėje spustelėkite „Išvalyti“.
4. Spustelėkite „Išvalyti formatus“.
5. Išsaugokite darbo knygą.

Pašalinkite sąlyginį formatavimą

Kaip ir įprastas duomenų formatavimas, sąlyginis formatavimas taip pat padidina failo dydį.

Tačiau, remdamasis savo bandymais, pastebėjau, kad skirtumas yra mažesnis (nebent turite kelias taisykles, taikomas keliems lapams su didžiuliais duomenų rinkiniais).

Nepaisant to, gera idėja pašalinti sąlyginį formatavimą iš bet kurio duomenų rinkinio, kur to nereikia.

Be dydžio, yra dar viena priežastis pašalinti sąlyginį formatavimą - SPEED.

Sąlyginis formatavimas yra nepastovus ir, kai tik pasikeičia darbalapis, jis perskaičiuojamas. Tai gali lemti lėtesnę darbo knygą.

Testo rezultatai

Sukūriau failą su 27,2 milijono duomenų taškų ir pritaikiau jam 5 sąlyginio formatavimo taisykles.

Atrodo, kad dydžio skirtumas yra tik keli KB.

Taip pat Skaityti: Patarimai, kaip greitai paspartinti „Excel“ skaičiuokles

„Excel“ našumo stiprinimo patarimai

Nors pirmiau minėti metodai padės sumažinti „Excel“ failo dydį, čia yra keletas papildomų patarimų, kaip pagerinti „Excel“ darbaknygių našumą:

1. Venkite naudoti nepastovias formules. Be failo dydžio padidėjimo, nepastovios formulės taip pat sulėtina darbo knygų darbą. Pastovių funkcijų pavyzdžiai yra RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT ir kt.
2. Jei jums reikia sukurti didelio duomenų rinkinio suvestines, o ne naudoti formules, pažiūrėkite, ar vietoj to galite naudoti „Pivot“ lentelę. „Pivot“ lentelė, palyginti su formulėmis, yra greita ir labai intuityvi.
3. Jei ištraukiate duomenis iš kelių šaltinių arba sujungiate duomenis iš kelių failų, naudokite „Power Query“, kad gautumėte ir pakeistumėte duomenis. Duomenis galite išsaugoti kaip „Power Query“ ryšį, o ne laikyti juos darbalapyje. Galite lengvai sukurti „Pivot Table“ naudodami ryšius, sukurtus naudojant „Power Query“.
4. Konvertuokite lentelės duomenis į „Excel“ lentelę ir naudokite „Excel“ lentelę formulėse. Tai leidžia jūsų darbaknygei veikti greičiau, o formules, sukurtas naudojant „Excel“ lentelės struktūrines nuorodas, lengviau valdyti (nes jos yra intuityvesnės).
5. Venkite nuorodos į visą eilutę ar stulpelį formulėje. Tai padės jūsų formulėms būti efektyvesnėms.
6. Jei darbaknygėje yra daug formulių, išjunkite automatinį skaičiavimą ir pereikite prie rankinio skaičiavimo. Tai darydami, kiekvieną kartą, kai pasikeičia darbalapiai, formulės nebūtų perskaičiuojamos. Šį pakeitimą galite atlikti apsilankę skirtuke Formulė ir pakeisdami „Skaičiavimo parinktis“.

Tikimės, kad šios pamokos metodas ir patarimai jums bus naudingi.

Ką dar galėčiau pridėti prie šios pamokos, kad ji taptų naudingesnė? Praneškite man komentarų skiltyje.