Kaip rūšiuoti „Excel“ (pagal eilutes, stulpelius, spalvas, datas ir skaičius)

Rūšiuoti duomenis „Excel“ buvo gana paprasta, naudojant visas įmontuotas parinktis.

Galite lengvai rūšiuoti duomenis abėcėlės tvarka, atsižvelgdami į langelių reikšmę arba pagal langelį ir šrifto spalvą.

Taip pat galite rūšiuoti daugiapakopius stulpelius (t. Y. Rūšiuoti pagal A stulpelį, o paskui pagal B stulpelį), taip pat rūšiuoti eilutes (iš kairės į dešinę).

Ir jei to nepakako, „Excel“ taip pat leidžia jums sukurti savo pasirinktinius sąrašus ir rūšiuoti pagal tai (kaip tai puiku). Taigi galite rūšiuoti duomenis pagal marškinių dydžius (XL, L, M, S) arba atsakymus (visiškai sutinku, sutinku, nesutinku) arba intensyvumą (didelis, vidutinis, mažas)

Esmė - dirbdami su „Excel“ turite tiesiog per daug rūšiavimo parinkčių.

Ir šioje didžiulėje išsamioje pamokoje parodysiu visas šias rūšiavimo parinktis ir keletą puikių pavyzdžių, kur jie gali būti naudingi.

Kadangi tai yra didžiulė pamoka su daugybe temų, žemiau pateikiu turinio lentelę. Galite spustelėti bet kurią temą ir ji iškart jus nuves.

Prieiga prie rūšiavimo parinkčių „Excel“

Kadangi rūšiavimas yra toks įprastas dalykas, kurio reikia dirbant su duomenimis, „Excel“ siūlo daugybę būdų, kaip pasiekti rūšiavimo parinktis.

Rūšiavimo mygtukai juostelėje

Greičiausias būdas pasiekti rūšiavimo parinktis yra naudojant juostelėse esančius rūšiavimo mygtukus.

Kai juostelėje spustelėsite skirtuką Duomenys, pamatysite parinktis „Rūšiuoti ir filtruoti“. Trys šios grupės mygtukai kairėje yra skirti duomenims rūšiuoti.

Du maži mygtukai leidžia surūšiuoti duomenis, kai tik spustelite juos.

Pavyzdžiui, jei turite vardų duomenų rinkinį, galite tiesiog pasirinkti visą duomenų rinkinį ir spustelėti bet kurį iš dviejų mygtukų, kad surūšiuotumėte duomenis. Mygtukas nuo A iki Z surūšiuoja duomenis abėcėlės tvarka nuo mažiausio iki didžiausio, o mygtukas nuo Z iki A surūšiuoja duomenis abėcėlės tvarka nuo didžiausio iki mažiausio.

Šie mygtukai taip pat veikia su skaičiais, datomis ar laiku.

Asmeniškai aš niekada nenaudoju šių mygtukų, nes jų galimybės yra ribotos, o naudojant juos yra didesnė klaidų tikimybė. Bet jei jums reikia greito rūšiavimo (kai duomenų rinkinyje nėra tuščių langelių), tai gali būti greitas būdas tai padaryti.

Rūšiavimo dialogo langas

Juostelės skirtuko Duomenys rūšiavimo grupėje yra kita mygtuko Rūšiuoti piktograma.

Spustelėjus šią mygtuko Rūšiuoti piktogramą, atidaromas rūšiavimo dialogo langas (kaip parodyta žemiau).

Rūšiavimo dialogas yra pats išsamiausias sprendimas rūšiuoti „Excel“. Visas su rūšiavimu susijusias parinktis galima pasiekti per šį dialogo langą.

Visi kiti rūšiavimo parinkčių naudojimo būdai yra riboti ir nesuteikia visų funkcijų.

Dėl šios priežasties aš visada norėčiau naudoti dialogo langą, kai turiu rūšiuoti „Excel“.

Pagrindinė mano pasirinkimo priežastis yra ta, kad naudojant dialogo langą yra labai maža tikimybė, kad suklysite. Viskas yra gerai suplanuota ir pažymėta (skirtingai nei juostelės mygtukai, kuriuose galite supainioti, kurį naudoti).

Šioje pamokoje mane rasite daugiausia naudodami dialogo langą duomenims rūšiuoti. Taip yra ir todėl, kad kai kuriuos dalykus, kuriuos aptariu tam tikruose skyriuose (pvz., Kelių lygių rūšiavimą arba rūšiavimą iš kairės į dešinę), galima atlikti tik naudojant dialogo langą.Spartusis klavišas - Jei jums reikia dažnai rūšiuoti duomenis „Excel“, rekomenduoju išmokti spartųjį klavišą, kad atidarytumėte rūšiavimo dialogo langą. Tai yra ALT + A + S + S

Rūšiavimo parinktys meniu Filtras

Jei duomenų rinkiniui pritaikėte filtrus, taip pat galite rasti rūšiavimo parinktis kartu su filtrų parinktimis. Filtrą galima taikyti pasirinkus bet kurią duomenų rinkinio ląstelę, spustelėjus skirtuką Duomenys ir spustelėjus piktogramą Filtras.

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir pritaikėte filtrą.

Spustelėję bet kurio stulpelio filtro piktogramą (tai maža žemyn nukreipta trikampio piktograma, esanti stulpelio antraštės langelio dešinėje), pamatysite ir kai kurias rūšiavimo parinktis.

Atminkite, kad šios rūšiavimo parinktys keičiasi atsižvelgiant į stulpelio duomenis. Taigi, jei turite tekstą, jis parodys jums galimybę rūšiuoti nuo A iki Z arba Z iki A, bet jei turite skaičių, tai parodys parinktis rūšiuoti nuo didžiausio iki mažiausio ar mažiausio iki didžiausio.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite parinktis

Be dialogo lango, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kitą metodą, kurį kartais naudoju (jis taip pat yra labai greitas, nes užtrunka tik du paspaudimus).

Kai turite duomenų rinkinį, kurį norite rūšiuoti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį langelį ir jis parodys rūšiavimo parinktis.

Atminkite, kad matote kai kurias parinktis, kurių nematote juostelėje ar filtro parinktyse. Nors yra įprasta rūšiavimo pagal vertę ir pasirinktinio rūšiavimo parinktis (kuri atveria dialogo langą Rūšiuoti), taip pat galite pamatyti tokias parinktis kaip Perkelti pasirinktą langelio spalvą/šrifto spalvą/formatavimo piktogramą viršuje.

Manau, kad ši parinktis yra gana naudinga, nes ji leidžia greitai surinkti visas spalvotus langelius (arba langelius su kita šrifto spalva) viršuje. Aš dažnai turiu mėnesio išlaidų duomenis, kuriuos aš peržiūriu, ir rankiniu būdu paryškinu kai kurias langelius. Tada galiu naudoti šią parinktį, kad greitai sujungčiau visas šias ląsteles viršuje.

Dabar, kai apžvelgiau visus būdus, kaip pasiekti rūšiavimo parinktis „Excel“, pažiūrėkime, kaip juos naudoti duomenims rūšiuoti pagal skirtingus scenarijus.

Duomenų rūšiavimas „Excel“ (tekstas, skaičiai, datos)

Įspėjimas: Daugeliu atvejų rūšiavimas veikia net tada, kai duomenų rinkinyje pasirenkate vieną langelį. Tačiau kai kuriais atvejais gali kilti problemų (kai duomenų rinkinyje yra tuščių langelių/eilučių/stulpelių). Rūšiuodami duomenis geriausia pasirinkti visą duomenų rinkinį ir tada jį rūšiuoti - kad išvengtumėte problemų.

Atsižvelgdami į turimų duomenų tipą, galite naudoti „Excel“ rūšiavimo parinktis.

Rūšiavimas pagal tekstą

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite surūšiuoti visus šiuos įrašus pagal mokinio vardą abėcėlės tvarka.

Toliau pateikiami veiksmai, kaip surūšiuoti šiuos teksto duomenis abėcėlės tvarka:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys
3. Spustelėkite Rūšiuoti piktogramą. Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti įsitikinkite, kad mano duomenys turi antraštes. Jei jūsų duomenys neturi antraščių, galite panaikinti jų žymėjimą.
5. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti pagal“ pasirinkite „Pavadinimas“
6. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti“ įsitikinkite, kad pasirinkta „Ląstelių vertės“
7. Išskleidžiamajame meniu Užsakymas pasirinkite A-Z
8. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau minėti veiksmai surūšiuos visą duomenų rinkinį ir duos rezultatą, kaip parodyta žemiau.

Kodėl gi ne tik naudojant mygtukus juostelėje?

Aukščiau pateiktas duomenų rūšiavimo metodas „Excel“ gali atrodyti kaip daugybė veiksmų, palyginti su tiesiog paspaudimu rūšiavimo piktograma juostelėje.

Ir tai tiesa.

Aukščiau pateiktas metodas yra ilgesnis, tačiau yra jokios klaidos tikimybes.

Kai naudojate juostelės rūšiavimo mygtukus, gali būti keli dalykai (kurie gali būti sunkiai pastebimi, kai turite didelį duomenų rinkinį).

Nors vėliau šioje pamokoje aptarsiu mygtukų naudojimo trūkumus, leiskite man greitai parodyti, kas gali nutikti.

Žemiau pateiktame pavyzdyje, kadangi „Excel“ negali atpažinti antraštės eilutės, ji surūšiuoja visą duomenų rinkinį, įskaitant antraštę.

Šios problemos galima išvengti naudojant rūšiavimo dialogo langą, nes jis aiškiai suteikia galimybę nurodyti, ar jūsų duomenys turi antraštes, ar ne.

Kadangi naudojant dialogo langą Rūšiuoti pašalinama klaidų tikimybė, rekomenduoju jį naudoti vietoj visų kitų „Excel“ rūšiavimo metodų

Rūšiavimas pagal skaičius

Dabar darau prielaidą, kad jau supratote, kaip veikia teksto rūšiavimas (aprašytas aukščiau šio skyriaus).

Kiti rūšiavimo tipai (pvz., Pagal skaičius, datas ar spalvą) bus naudojami beveik tais pačiais veiksmais su nedideliais skirtumais.

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite surūšiuoti šiuos duomenis pagal kiekvieno mokinio surinktus pažymius.

Žemiau pateikiami žingsniai, kaip surūšiuoti šiuos duomenis pagal skaičius:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys
3. Spustelėkite Rūšiuoti piktogramą. Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti įsitikinkite, kad mano duomenys turi antraštes. Jei jūsų duomenys neturi antraščių, galite panaikinti jų žymėjimą.
5. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti pagal“ pasirinkite „Pavadinimas“
6. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti“ įsitikinkite, kad pasirinkta „Ląstelių vertės“
7. Išskleidžiamajame meniu Užsakymas pasirinkite „Didžiausias-mažiausias“
8. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau minėti veiksmai surūšiuotų visą duomenų rinkinį ir gautų rezultatą, kaip parodyta žemiau.

Rūšiavimas pagal datą/laiką

Nors data ir laikas gali atrodyti kitaip, jie yra tik skaičiai.

Pavyzdžiui, „Excel“ skaičius 44196 būtų 2021–2022 m. Gruodžio 31 d. Galite suformatuoti šį skaičių, kad jis atrodytų kaip data, tačiau „Excel“ vidinėje sistemoje jis vis tiek išlieka skaičius.

Tai taip pat leidžia datas laikyti skaičiais. Taigi prie langelio su data galite pridėti 10, o po 10 dienų gausite datos numerį.

Tas pats pasakytina apie laiką „Excel“.

Pvz., Skaičius 44196,125 reiškia 2021–2022 m. Gruodžio 31 d. 3 val. Nors sveika skaičiaus dalis reiškia visą dieną, dešimtainė dalis duos jums laiko.

Ir kadangi data ir laikas yra skaičiai, galite juos rūšiuoti kaip skaičius.

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite surūšiuoti šiuos duomenis pagal projekto pateikimo datą.

Toliau pateikiami žingsniai, kaip surūšiuoti šiuos duomenis pagal datas:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys
3. Spustelėkite Rūšiuoti piktogramą. Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti įsitikinkite, kad mano duomenys turi antraštes. Jei jūsų duomenys neturi antraščių, galite panaikinti jų žymėjimą.
5. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti pagal“ pasirinkite „Pateikimo data“
6. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti“ įsitikinkite, kad pasirinkta „Ląstelių vertės“
7. Išskleidžiamajame meniu Užsakymas pasirinkite „Seniausias-naujausias“
8. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau minėti veiksmai surūšiuotų visą duomenų rinkinį ir gautų rezultatą, kaip parodyta žemiau.

Atminkite, kad nors data ir laikas yra skaičiai, „Excel“ vis tiek pripažino, kad jie skiriasi tuo, kaip jie rodomi. Taigi, kai rūšiuojate pagal datą, rodomi rūšiavimo kriterijai „nuo seniausių iki naujausių“ ir „nuo naujausių iki seniausių“, tačiau kai naudojate skaičius, rodomi „nuo didžiausių iki mažiausių“ arba „nuo mažiausių iki didžiausių“. Tokie maži dalykai daro „Excel“ nuostabiu skaičiuoklės įrankiu (PS: „Google“ skaičiuoklėse nerodoma tiek daug detalių, tik švelnus rūšiavimas pagal A – Z arba Z – A)

Rūšiavimas pagal langelio spalvą / šrifto spalvą

Ši parinktis yra nuostabi ir aš ją naudoju visą laiką (galbūt šiek tiek per daug).

Dažnai turiu duomenų rinkinių, kuriuos analizuoju rankiniu būdu ir kai tai darau, paryškinu langelius. Pavyzdžiui, aš peržiūrėjau šio tinklaraščio straipsnių sąrašą (kurį turiu „Excel“ lape) ir pabrėžiau tuos, kuriuos turėčiau patobulinti.

Kai baigsiu, galėsiu greitai surūšiuoti šiuos duomenis pagal langelių spalvas. Tai padeda man sujungti visas šias paryškintas ląsteles/eilutes viršuje.

Norėdami pridėti nuostabumo, galite rūšiuoti pagal kelias spalvas. Taigi, jei paryškinu langelius su straipsnių pavadinimais, kuriems reikia nedelsiant atkreipti dėmesį į raudoną spalvą, o kai kuriuos, kuriuos vėliau galima išspręsti geltona spalva, galiu surūšiuoti duomenis, kad būtų rodomos visos raudonos eilutės, o po to - geltona.

Jei norite sužinoti daugiau, neseniai parašiau šį straipsnį apie rūšiavimą pagal kelias spalvas. Šiame skyriuje greitai parodysiu, kaip rūšiuoti tik pagal vieną spalvą

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite rūšiuoti pagal spalvą ir gauti visas raudonąsias ląsteles viršuje.

Žemiau pateikiami veiksmai, skirti rūšiuoti pagal spalvą:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys
3. Spustelėkite Rūšiuoti piktogramą. Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti įsitikinkite, kad mano duomenys turi antraštes. Jei jūsų duomenys neturi antraščių, galite panaikinti jų žymėjimą.
5. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti pagal“ pasirinkite „Pateikimo data“ (arba bet kurį stulpelį, kuriame yra spalvotų langelių). Kadangi šiame pavyzdyje visuose stulpeliuose yra spalvotų langelių, galite pasirinkti bet kurį.
6. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti“ pasirinkite „Ląstelės spalva“.
7. Išskleidžiamajame meniu Užsakymas pasirinkite spalvą, su kuria norite rūšiuoti. Jei duomenų rinkinyje yra kelios langelių spalvos, čia bus parodytos visos tos spalvos
8. Paskutiniame išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Viršuje“. Čia nurodote, ar norite, kad spalvos langeliai būtų duomenų rinkinio viršuje ar apačioje.
9. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau minėti veiksmai surūšiuotų jūsų duomenų rinkinį pagal spalvą ir gausite rezultatą, kaip parodyta žemiau.

Kaip mes surūšiavome šiuos duomenis pagal langelio spalvą, taip pat galite tai padaryti pagal šrifto spalvą ir sąlyginio formato piktogramą.

Kelių lygių duomenų rūšiavimas

Tiesą sakant, duomenų rinkiniai retai būna tokie paprasti, kokius naudoju šioje pamokoje.

Jūsų gali būti tūkstančiai eilučių ir šimtai stulpelių.

O kai duomenų rinkiniai tokie dideli, taip pat reikia daugiau duomenų ir kauliukų. Kelių lygių duomenų rūšiavimas yra vienas iš dalykų, kurių jums gali prireikti, kai turite didelį duomenų rinkinį.

Kelių lygių duomenų rūšiavimas reiškia, kad galite rinkti duomenų rinkinį pagal vertes viename stulpelyje, o tada vėl rūšiuoti pagal kitų stulpelių (-ių) vertes.

Pvz., Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite surūšiuoti šiuos duomenis pagal du kriterijus:

1. Regionas
2. Pardavimai

Šio rūšiavimo rezultatas, pagrįstas dviem aukščiau nurodytais kriterijais, suteiks jums duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau.

Pirmiau pateiktame pavyzdyje duomenys pirmiausia surūšiuoti pagal regionus, o paskui kiekviename regione, duomenys toliau rūšiuojami pagal pardavimo vertę.

Tai greitai leidžia mums pamatyti, kurie pardavimų atstovai puikiai veikia kiekviename regione, o kurie - prastai.

Toliau pateikiami duomenys, skirti rūšiuoti duomenis pagal kelis stulpelius:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį, kurį norite rūšiuoti.
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys.
3. Spustelėkite rūšiavimo piktogramą (parodyta žemiau). Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti įsitikinkite, kad mano duomenys turi antraštes. Jei jūsų duomenys neturi antraščių, galite panaikinti jų žymėjimą.
5. Lauke Rūšiuoti dialogą pasirinkite šiuos elementus
   • Rūšiuoti pagal (stulpelis): regionas (tai pirmasis rūšiavimo lygis)
   • Rūšiuoti: ląstelių vertės
   • Užsakymas: nuo A iki Z
6. Spustelėkite Pridėti lygį (tai pridės dar vieną rūšiavimo parinkčių lygį).
7. Antrame rūšiavimo lygyje pasirinkite šiuos dalykus:
   • Tada pagal (stulpelis): Pardavimai
   • Rūšiuoti: vertybės
   • Užsakymas: nuo didžiausio iki mažiausio
8. Spustelėkite Gerai

Profesionalus patarimas: Dialogo lange Rūšiuoti yra funkcija „Kopijuoti lygį“. Tai greitai nukopijuoja pasirinktą rūšiavimo lygį ir tada galite lengvai jį pakeisti. Gera žinoti funkciją ir gali sutaupyti laiko, jei turėsite rūšiuoti pagal kelis stulpelius.

Žemiau yra vaizdo įrašas, kuriame parodau, kaip atlikti daugiapakopį rūšiavimą „Excel“:

Rūšiavimas pagal pasirinktinį sąrašą

Nors „Excel“ jau turi keletą bendrų rūšiavimo kriterijų (pvz., Rūšiavimas abėcėlės tvarka su tekstu, nuo mažiausio iki didžiausio ar didžiausio iki mažiausio su skaičiais, nuo seniausio iki naujausio arba nuo naujausio iki seniausio su datomis), to gali nepakakti.

Pavyzdžiui, tarkime, kad turiu tokį duomenų rinkinį:

Dabar, jei surūšiuosiu pagal regioną abėcėlės tvarka, turėsiu dvi parinktis - nuo A iki Z arba nuo Z iki A. Žemiau yra tai, ką gaunu, kai surūšiuoju šiuos duomenis abėcėlės tvarka nuo A iki Z, naudodami regiono stulpelį.

Bet ką daryti, jei noriu, kad tokia tvarka būtų rytuose, vakaruose, šiaurėje, pietuose?

Žinoma, jūs galite pertvarkyti duomenis po rūšiavimo, tačiau tai nėra efektyvus būdas tai padaryti.

Tinkamas būdas tai padaryti būtų naudoti pasirinktinius sąrašus.

Pasirinktinis sąrašas yra sąrašas, kurį „Excel“ leidžia jums sukurti ir naudoti kaip ir integruotus sąrašus (pvz., Mėnesių pavadinimus ar darbo dienų pavadinimus). Sukūrę pasirinktinį sąrašą, galite jį naudoti tokiose funkcijose kaip duomenų rūšiavimas ar užpildymo rankena.

Kai kurie pavyzdžiai, kai tinkinti sąrašai gali būti naudingi, yra šie:

• Rūšiuoti duomenis pagal regiono/miesto pavadinimą
• Rūšiavimas pagal marškinėlių dydžius - mažas, vidutinis, didelis, ypač didelis
• Rūšiavimas pagal apklausos atsakymus - visiškai sutinku, sutinku, neutralus, nesutinku
• Rūšiavimas pagal tikimybę - didelis, vidutinis, mažas

Pirmasis žingsnis bandant rūšiuoti pagal pasirinktinius kriterijus yra sukurti pasirinktinį sąrašą.

Tinkinto sąrašo kūrimo „Excel“ veiksmai:

1. Spustelėkite skirtuką Failas
2. Spustelėkite Parinktys
3. „Excel“ parinkčių dialogo lange kairėje srityje esančiame sąraše pasirinkite „Išplėstinė“.
4. Skiltyje „Išplėstinė pasirinkta“ slinkite žemyn ir pasirinkite „Redaguoti pasirinktinį sąrašą“.
5. Dialogo lange Pasirinktiniai sąrašai įveskite savo kriterijus lauke Sąrašo įrašai. Įveskite kriterijus, atskirtus kableliais (rytų, vakarų, šiaurės, pietų) [taip pat galite importuoti savo kriterijus, jei turite juos sąraše].
6. Spustelėkite Pridėti
7. Spustelėkite Gerai

Kai atliksite aukščiau nurodytus veiksmus, „Excel“ sukurs ir išsaugos pasirinktinį sąrašą, kurį galėsite naudoti duomenims rūšiuoti.

Atminkite, kad pasirinktinio sąrašo elementų tvarka lemia tai, kaip jūsų sąrašas bus rūšiuojamas.

Kai sukuriate pasirinktinį sąrašą vienoje „Excel“ darbaknygėje, jis tampa prieinamas visoms jūsų sistemos darbaknygėms. Taigi jūs turite ją sukurti tik vieną kartą ir pakartotinai naudoti visose darbo knygose.

Rūšiavimo veiksmai naudojant pasirinktinį sąrašą

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite jį rūšiuoti pagal regionus (rūšiavimo tvarka yra Rytai, Vakarai, Šiaurė ir Pietų)

Kadangi jau sukūrėme pasirinktinį sąrašą, galime jį naudoti savo duomenims rūšiuoti.

Štai veiksmai, kaip rūšiuoti duomenų rinkinį naudojant pasirinktinį sąrašą:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys
3. Spustelėkite Rūšiuoti piktogramą. Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti įsitikinkite, kad mano duomenys turi antraštes. Jei jūsų duomenys neturi antraščių, galite panaikinti jų žymėjimą.
5. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti pagal“ pasirinkite „Regionas“ (arba bet koks stulpelis, kuriame yra spalvotų langelių)
6. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti“ pasirinkite „Ląstelių vertės“.
7. Išskleidžiamajame meniu Užsakymas pasirinkite „Pasirinktinis sąrašas“. Kai tik spustelėsite jį, jis atidarys dialogo langą Pasirinktiniai sąrašai.
8. Dialogo lange Pasirinktiniai sąrašai pasirinkite pasirinktą sąrašą, kurį jau sukūrėte kairėje srityje.
9. Spustelėkite Gerai. Kai tai padarysite, išskleidžiamajame rūšiavimo tvarkos lauke pamatysite pasirinktinius rūšiavimo kriterijus
10. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau nurodyti veiksmai surūšiuos jūsų duomenų rinkinį pagal pasirinktinius rūšiavimo kriterijus.

Pastaba: norint surūšiuoti duomenis pagal jį, nereikia iš anksto sukurti pasirinktinio sąrašo. Taip pat galite jį sukurti būdami dialogo lange Rūšiuoti. Spustelėjus pasirinktinį sąrašą (7 veiksme aukščiau), atidaromas pasirinktinio sąrašo dialogo langas. Ten taip pat galite sukurti pasirinktinį sąrašą.

Pasirinktiniai sąrašai neskiria didžiųjų ir mažųjų raidžių. Jei norite rūšiuoti didžiąsias ir mažąsias raides, žiūrėkite šį pavyzdį.

Rūšiavimas iš kairės į dešinę

Nors daugeliu atvejų rūšiavote pagal stulpelio reikšmes, kartais gali tekti rūšiuoti pagal eilutės reikšmes.

Pavyzdžiui, žemiau esančiame duomenų rinkinyje noriu jį surūšiuoti pagal regiono eilutės reikšmes.

Nors tokio tipo duomenų struktūra nėra tokia įprasta kaip stulpeliniai duomenys, vis tiek mačiau daug žmonių, dirbančių su tokio tipo konstrukcija.

„Excel“ turi integruotą funkciją, leidžiančią rūšiuoti iš kairės į dešinę.

Toliau pateikiami šių duomenų rūšiavimo iš kairės į dešinę veiksmai:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį (išskyrus antraštes)
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys
3. Spustelėkite Rūšiuoti piktogramą. Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti spustelėkite Parinktys.
5. Dialogo lange Rūšiavimo parinktys pasirinkite „Rūšiuoti iš kairės į dešinę“
6. Spustelėkite Gerai.
7. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti pagal“ pasirinkite 1 eilutę. Tai darydami nurodome, kad rūšiavimas turi būti atliktas pagal 1 eilutės reikšmes
8. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti“ pasirinkite „Ląstelių vertės“.
9. Išskleidžiamajame meniu Užsakymas pasirinkite A-Z (taip pat galite naudoti pasirinktinį rūšiavimo sąrašą, jei norite)
10. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau nurodyti veiksmai surūšiuotų duomenis iš kairės į dešinę pagal 1 eilutės reikšmes.

„Excel“ neatpažįsta (ar net leidžia nurodyti) antraščių, kai rūšiuojama iš kairės į dešinę. Taigi, rūšiuodami duomenis turite įsitikinti, kad jūsų antraštės langeliai nėra pasirinkti. Jei taip pat pasirinksite antraštės langelius, jie bus rūšiuojami pagal joje esančią vertę.

Pastaba: Kitas būdas surūšiuoti duomenis iš dešinės į kairę gali būti duomenų perkėlimas ir gavimas stulpeliu. Kai jį turėsite, galėsite naudoti bet kurį iš iki šiol aptartų rūšiavimo būdų. Baigę rūšiuoti, galite nukopijuoti gautus duomenis ir įklijuoti kaip perkeltus duomenis.

Žemiau yra vaizdo įrašas, kuriame parodau, kaip „Excel“ rūšiuoti duomenis iš kairės į dešinę

Skiriant didžiąsias ir mažąsias raides „Excel“

Iki šiol visuose aukščiau pateiktuose pavyzdžiuose rūšiavimas buvo nepriklausomas.

Bet ką daryti, jei norite, kad rūšiavimas būtų jautrus mažosioms ir mažosioms raidėms.

Laimei, „Excel“ leidžia jums nurodyti, ar norite, kad rūšiavimas būtų didžiosios ir mažosios raidės.

Pastaba: nors dažniausiai nereikia nerimauti dėl didžiųjų ir mažųjų raidžių rūšiavimo, tai gali būti naudinga, kai duomenis gaunate iš duomenų bazės, pvz., „Salesforce“, arba rankiniu būdu surenkate duomenis, o skirtingi žmonės įveda tą patį tekstą skirtingi atvejai. Rūšiavus didžiosiomis ir mažosiomis raidėmis gali būti lengviau saugoti visus to paties asmens/duomenų bazės įrašus.

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir norite rūšiuoti šiuos duomenis pagal regiono stulpelį:

Toliau pateikiami veiksmai, skirti duomenims rūšiuoti abėcėlės tvarka ir didžiosios ir mažosios raidės:

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys
3. Spustelėkite Rūšiuoti piktogramą. Bus atidarytas dialogo langas Rūšiuoti.
4. Dialogo lange Rūšiuoti įsitikinkite, kad mano duomenys turi antraštes. Jei jūsų duomenys neturi antraščių, galite panaikinti jų žymėjimą.
5. Spustelėkite mygtuką Parinktys
6. Dialogo lange Rūšiavimo parinktys pažymėkite parinktį „Didelės ir mažosios raidės“
7. Spustelėkite Gerai.
8. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti pagal“ pasirinkite „Regionas“
9. Išskleidžiamajame meniu „Rūšiuoti“ pasirinkite „Ląstelių vertės“.
10. Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite nuo A iki Z
11. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau minėti veiksmai ne tik surūšiuotų duomenis abėcėlės tvarka pagal regioną, bet ir padidintų didžiųjų ir mažųjų raidžių reikšmes.

Gausite duomenis, kaip parodyta žemiau:

Rūšiuojant nuo A iki Z, mažosios raidės dedamos virš didžiųjų raidžių.

Originalios rūšiavimo tvarkos gavimas

Dažnai rūšiuodami duomenis „Excel“, galbūt norėsite grįžti prie ankstesnės arba pradinės rūšiavimo tvarkos ir pradėti iš naujo,

Nors galite naudoti „Excel“ anuliavimo funkciją (naudodami „Control Z“), kad grįžtumėte vienu žingsniu atgal, gali būti painu, jei surūšiavę duomenis jau atlikote kelis veiksmus.

Be to, anuliuoti galima tik tol, kol neatidarysite darbaknygės, bet kai išsaugosite ir uždarysite, o vėliau atidarysite, negalėsite grįžti prie pradinės rūšiavimo tvarkos.

Štai du paprasti būdai, kaip neprarasti pradinės rūšiavimo tvarkos ir ją atgauti net surūšiavus duomenis:

1. Padarykite originalaus duomenų rinkinio kopiją. Aš rekomenduoju tai padaryti, net jei jums nereikia pirminio rūšiavimo tvarkos. Galite turėti darbaknygę su visais duomenimis ir tada tiesiog sukurti darbaknygės kopiją ir dirbti su kopija. Kai dirbu prie svarbių duomenų rinkinių, kiekvieną dieną darau kopiją (nurodydamas datą arba versijos numerį kaip darbaknygės pavadinimą).
2. Pridėkite stulpelį su skaičių seka. Rūšiavus duomenis šios skaičių serijos susimaišo, tačiau tuo atveju, jei norite grįžti prie pradinių duomenų, galite rūšiuoti pagal šią skaičių seriją.

Šiame skyriuje leiskite man greitai parodyti, ką reiškia pridėjus seriją ir naudojant ją, kad būtų atkurta pradinė rūšiavimo tvarka.

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau:

Kad įsitikintumėte, jog surūšiavę šiuos duomenis galite susigrąžinti, pridėkite pagalbinį stulpelį ir jame nurodykite skaičių seriją (kaip parodyta žemiau).

Čia yra pamoka su įvairiais būdais greitai pridėti stulpelį su skaičiais

Kai turite pagalbinį stulpelį, būtinai įtraukite jį rūšiuodami šį duomenų rinkinį.

Tarkime, kad surūšiuoju šiuos duomenis pagal regioną ir gaunu duomenis, kaip parodyta žemiau:

Dabar, jei noriu grįžti prie pradinio duomenų rinkinio, galiu tiesiog surūšiuoti šiuos duomenis dar kartą, bet pagal pagalbinį stulpelį (nuo mažo iki aukšto).

Paprasta… ar ne?

Jei nenorite, kad būtų rodomas pagalbinis stulpelis, galite jį paslėpti arba sukurti atsarginę kopiją ir ištrinti.

Kai kurios įprastos problemos rūšiuojant duomenis „Excel“

Šio straipsnio pradžioje parodžiau įvairius duomenų rūšiavimo „Excel“ būdus (įskaitant rūšiavimo mygtukus juostelėje, dešiniojo pelės mygtuko paspaudimo parinktis, filtravimo parinktį ir rūšiavimo dialogo langą).

Ir dar kartą noriu pasakyti, kad naudojant rūšiavimo dialogo langą sumažėja tikimybė ar bet kokios problemos ar klaidos, kurios gali kilti.

Dabar leiskite man parodyti, kas gali nutikti, kai naudojate rūšiavimo mygtuką iš juostos (parodyta žemiau)

Stulpelių antraščių nenustatymas

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau:

Tai atrodo kaip padoriai suformatuotas duomenų rinkinys, kurio antraštės aiškiai suformuotos langelio spalva ir paryškintu šriftu.

Taigi, rūšiuodami šiuos duomenis pagal pavadinimus (naudodami juostelės rūšiavimo mygtukus), tikitės, kad antraštė liks viršuje, o kiti duomenys bus surūšiuoti.

Bet kas atsitiks, kai tai padarysite - antraštė taip pat laikoma įprastais duomenimis ir surūšiuojama (kaip parodyta žemiau).

Nors „Excel“ yra pakankamai protinga, kad atpažintų antraštes, šiame pavyzdyje tai nepavyko. Kai juostelėje naudojate rūšiavimo piktogramos mygtukus, negalėjote rankiniu būdu nurodyti, kad šie duomenys turi antraštes.

Pastaba: Ši problema kyla, kai turiu duomenų rinkinį ir pridedu bei formuoju antraštes ir surūšiuoju. Paprastai „Excel“ būtų pakankamai protinga, kad nustatytų, ar duomenų rinkinyje yra antraščių (ypač kai antraštės ir stulpelio duomenų tipas skiriasi). Bet šiuo atveju to padaryti nepavyko, kai pridėjau antraštę ir iškart surūšiavau. Jei aš išsaugoju šią darbaknygę, ją uždarau ir vėl atidarau, „Excel“ kažkaip sugeba nustatyti pirmąją eilutę ir antraštę.

Nors daugeliu atvejų tai gali būti ne problema, vis tiek yra tikimybė, kad juostelėje naudojate rūšiavimo piktogramas. Naudojant dialogo langą ši problema pašalinama, nes galite nurodyti, kad turite antraštes.

Tuščių eilučių/stulpelių nenustatymas

Ši rūšiavimo problema yra šiek tiek sudėtingesnė - ir daug dažnesnė, nei įsivaizduojate.

Tarkime, kad turite duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau. Atminkite, kad 6 eilutė yra paslėpta (ir tai tuščia eilutė).

Dabar, jei aš pasirenku bet kurį langelį pirmosiose keturiose duomenų eilutėse (tas, kurios yra virš paslėptos tuščios eilutės) ir surūšiuoju šiuos duomenis naudodami rūšiavimo piktogramos mygtukus, jis surūšiuos tik pirmuosius keturis duomenų rinkinio įrašus (nuo 2 iki 5). Panašiai, jei pasirenku bet kurį duomenų rinkinio langelį po paslėpta tuščia eilute, jis surūšiuos tik paskutines septynias eilutes.

Ir jei neieškote konkrečiai, greičiausiai praleisite šią siaubingą klaidą.

Kaip įsitikinti, kad nepadarėte šios rūšiavimo klaidos?

Kad įsitikintumėte, jog nesate šios problemos auka, prieš rūšiuodami turite patikrinti savo duomenų rinkinį.

Prieš rūšiuodami duomenis, pasirinkite visą duomenų rinkinį.

Tai galite padaryti pasirinkę bet kurį duomenų rinkinio langelį ir naudodami sparčiuosius klavišus - „Control“ + A.

Jei jūsų duomenų rinkinyje yra tuščių eilučių/stulpelių, visas duomenų rinkinys nebus pasirinktas. Tai galite nustatyti greitai nuskaitę pasirinkimo kontūrą.

Jei matote, kad kai kurie duomenys liko už pasirinkimo ribų, galite juos pasirinkti rankiniu būdu.

Kad išvengtumėte šios problemos, geriausia pirmiausia slėpti visas paslėptas eilutes ir stulpelius, o tada tęsti duomenų rūšiavimą pasirinkus visą duomenų rinkinį arba pirmiausia ištrinant tuščias eilutes.

Dalinis rūšiavimas (pagal pavardę)

Kartais galite turėti duomenų rinkinį, kurį norite rūšiuoti pagal teksto dalį.

Pavyzdžiui, tarkime, kad turiu duomenų rinkinį, kaip parodyta žemiau, ir noriu surūšiuoti šiuos duomenis pagal pavardę.

Norėdami tai padaryti, turiu atskirti šiuos duomenis, kad viename stulpelyje būtų tik pavardės. Kai turiu, galiu naudoti tą stulpelį duomenims rūšiuoti.

Žemiau yra formulė, kuri gali suteikti man pavardę:

= DEŠINĖ (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Tai suteiks jums rezultatą, kaip parodyta žemiau.

Dabar šiems duomenims rūšiuoti galite naudoti stulpelį Pavardė.

Baigę galite ištrinti pavardės stulpelį arba paslėpti.

Atminkite, kad aukščiau pateikta formulė veikia, kai turite vardus, turinčius tik vardą ir pavardę, o tarp jų nėra dvigubų tarpų. Jei vardų duomenys skiriasi, turėsite pakoreguoti formulę. Taip pat galite naudoti tekstą į stulpelį, norėdami greitai padalyti pavadinimus pagal tarpų ženklą.

Tai tik vienas rūšiavimo pagal dalinius duomenis pavyzdys. Kiti pavyzdžiai gali būti rūšiavimas pagal miestus adresu arba darbuotojo ID pagal skyriaus kodus.

Be to, jei tekstas, pagal kurį reikia rūšiuoti, yra teksto pradžioje, galite naudoti tik įprastą rūšiavimo funkciją.

Kiti rūšiavimo pavyzdžiai (naudojant formulę ir VBA)

Iki šiol šioje pamokoje apžvelgiau pavyzdžius, kai „Excel“ naudojome integruotą rūšiavimo funkciją.

Automatinis rūšiavimas naudojant formulę

Kai naudojate įmontuotą rūšiavimo funkciją ir atlikite bet kokius duomenų rinkinio pakeitimus, turite juos rūšiuoti dar kartą. Rūšiavimo funkcija nėra dinamiška.

Jei norite gauti duomenų rinkinį, kuris automatiškai rūšiuojamas, kai yra kokių nors pakeitimų, galite tai padaryti naudodami formules.

Atminkite, kad norėdami tai padaryti, turite atskirti pradinį ir surūšiuotą duomenų rinkinį (kaip parodyta žemiau)

Turiu išsamią pamoką, kurioje aprašysiu, kaip rūšiuoti abėcėlės tvarka naudojant formules. Tai rodo du būdai tai padaryti - naudojant pagalbinius stulpelius ir naudojant masyvo formulę.

„Excel“ taip pat pristatė „SORT“ dinaminio masyvo formulę, kuri gali lengvai tai padaryti (be pagalbinio stulpelio ar sudėtingos masyvo formulės). Bet kadangi tai yra gana nauja, gali būti, kad neturite prieigos prie jos savo „Excel“ versijoje.

Rūšiavimas naudojant VBA

Ir galiausiai, jei norite apeiti visus rūšiavimo dialogo langus ar kitas rūšiavimo parinktis, galite rūšiuoti duomenis naudodami VBA.

Žemiau pateiktame pavyzdyje turiu duomenų rinkinį, kuris surūšiuoja duomenis, kai dukart spusteliu stulpelio antraštę. Tai palengvina rūšiavimą ir gali būti naudojama prietaisų skydeliuose, kad būtų patogiau.

Čia yra išsami pamoka, kurioje aprašysiu, kaip rūšiuoti duomenis naudojant VBA ir sukurti ką nors, kaip parodyta aukščiau.

Bandžiau pateikti daugybę pavyzdžių, kad parodytumėte įvairius būdus, kaip galite rūšiuoti duomenis „Excel“, ir visus dalykus, kuriuos reikia atsiminti tai darant.

Tikimės, kad ši pamoka jums buvo naudinga.