Kaip sukurti duomenų įvedimo formą „Excel“ (žingsnis po žingsnio vadovas)

Žiūrėkite vaizdo įrašą apie duomenų įvedimo formų naudojimą „Excel“

Žemiau yra išsami rašytinė pamoka apie „Excel“ duomenų įvedimo formą, jei norėtumėte skaityti, o ne žiūrėti vaizdo įrašą.

„Excel“ turi daug naudingų duomenų įvedimo funkcijų.

Ir viena iš tokių savybių yra Duomenų įvedimo forma.

Šioje pamokoje parodysiu, kas yra duomenų įvedimo formos ir kaip jas sukurti bei naudoti „Excel“.

Kodėl jums reikia žinoti apie duomenų įvedimo formas?

Gal tu ne!

Bet jei duomenų įvedimas yra jūsų kasdienio darbo dalis, rekomenduoju patikrinti šią funkciją ir pamatyti, kaip ji gali padėti sutaupyti laiko (ir padaryti jus efektyvesnį).

Yra dvi bendros problemos, su kuriomis susidūriau (ir mačiau, kaip žmonės susiduria), kai reikia įvesti duomenis „Excel“:

1. Tai užima daug laiko. Turite įvesti duomenis į vieną langelį, tada pereiti į kitą langelį ir įvesti jo duomenis. Kartais reikia slinkti aukštyn ir pamatyti, kuris stulpelis yra ir kokius duomenis reikia įvesti. Arba slinkite į dešinę ir grįžkite į pradžią, jei yra daug stulpelių.
2. Tai klaidinga. Jei turite didžiulį duomenų rinkinį, kuriam reikia 40 įrašų, gali būti, kad galų gale įvesite tai, kas nebuvo skirta šiai ląstelei.

Duomenų įvedimo forma gali padėti pagreitinti procesą ir sumažinti klaidų tikimybę.

Prieš parodydamas, kaip sukurti duomenų įvedimo formą „Excel“, leiskite man greitai parodyti, ką ji daro.

Žemiau pateikiamas duomenų rinkinys, kurį paprastai prižiūri organizacijos samdomoji komanda.

Kiekvieną kartą, kai vartotojas turi pridėti naują įrašą, jis/ji turės pasirinkti langelį kitoje tuščioje eilutėje ir tada pereiti langelį po langelio, kad įvestų kiekvieną stulpelį.

Nors tai yra puikus būdas tai padaryti, efektyvesnis būdas būtų naudoti duomenų įvedimo formą programoje „Excel“.

Žemiau yra duomenų įvedimo forma, kurią galite naudoti įvesdami šį duomenų rinkinį.

Pažymėti laukai yra vieta, kur norite įvesti duomenis. Baigę paspauskite klavišą Enter, kad duomenys taptų lentelės dalimi, ir pereikite prie kito įrašo.

Žemiau yra jo veikimo demonstracija:

Kaip matote, tai yra lengviau nei įprastas duomenų įvedimas, nes jame yra viskas viename dialogo lange.

„Excel“ duomenų įvedimo forma

Norint naudoti duomenų įvedimo formą „Excel“, reikia šiek tiek iš anksto dirbti.

Pastebėsite, kad „Excel“ nėra galimybės naudoti duomenų įvedimo formos (ne bet kuriame juostos skirtuke).

Jei norite jį naudoti, pirmiausia turite jį pridėti prie greitos prieigos įrankių juostos (arba juostelės).

Duomenų įvedimo formos parinkties pridėjimas prie greitos prieigos įrankių juostos

Toliau pateikiami žingsniai, kaip pridėti duomenų įvedimo formos parinktį prie greitos prieigos įrankių juostos:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią sparčiosios prieigos įrankių juostos piktogramą.
2. Spustelėkite „Tinkinti greitos prieigos įrankių juostą“.
3. Atsidariusiame dialogo lange „Excel“ parinktys išskleidžiamajame meniu pasirinkite parinktį „Visos komandos“.
4. Slinkite žemyn komandų sąrašu ir pasirinkite „Forma“.
5. Spustelėkite mygtuką „Pridėti“.
6. Spustelėkite Gerai.

Pirmiau minėti veiksmai pridės formos piktogramą prie greitos prieigos įrankių juostos (kaip parodyta žemiau).

Kai turėsite QAT, galite spustelėti bet kurią duomenų rinkinio ląstelę (kurioje norite atlikti įrašą) ir spustelėti formos piktogramą.

Pastaba: kad duomenų įvedimo forma veiktų, jūsų duomenys turi būti „Excel“ lentelėje. Jei to dar nėra, turėsite jį paversti „Excel“ lentele (spartusis klavišas - „Control“ + T).

Duomenų įvedimo formos dalys

„Excel“ duomenų įvedimo formoje yra daug skirtingų mygtukų (kaip matote žemiau).

Čia yra trumpas kiekvieno mygtuko aprašymas:

• Naujas: Tai išvalys visus esamus formos duomenis ir leis jums sukurti naują įrašą.
• Ištrinti: Tai leis ištrinti esamą įrašą. Pavyzdžiui, jei paspausiu mygtuką „Ištrinti“ aukščiau pateiktame pavyzdyje, jis ištrins Mike'o Baneso įrašą.
• Atkurti: Jei redaguojate esamą įrašą, galite atkurti ankstesnius formos duomenis (jei nespustelėjote Naujas arba nepaspaudėte „Enter“).
• Rasti ankst: Rasite ankstesnį įrašą.
• Rasti kitą: Tai ras kitą įrašą.
• Kriterijai: Tai leidžia rasti konkrečius įrašus. Pavyzdžiui, jei ieškau visų įrašų, kuriuose kandidatas buvo įdarbintas, turiu spustelėti mygtuką Kriterijai, įvesti būsenos lauke „Įdarbintas“ ir naudoti paieškos mygtukus. To pavyzdys aptariamas vėliau šioje pamokoje.
• Uždaryti: Tai uždarys formą.
• Slinkties juosta: Norėdami peržiūrėti įrašus, galite naudoti slinkties juostą.

Dabar pažvelkime į visus dalykus, kuriuos galite padaryti naudodami „Excel“ duomenų įvedimo formą.

Atminkite, kad turite konvertuoti savo duomenis į „Excel“ lentelę ir pasirinkti bet kurią lentelės ląstelę, kad galėtumėte atidaryti dialogo langą Duomenų įvedimo forma.

Jei nepasirinkote langelio „Excel“ lentelėje, jis parodys raginimą, kaip parodyta žemiau:

Naujo įrašo kūrimas

Žemiau pateikiami žingsniai, kaip sukurti naują įrašą naudojant duomenų įvedimo formą programoje „Excel“:

1. „Excel“ lentelėje pasirinkite bet kurį langelį.
2. Spustelėkite formos piktogramą sparčiosios prieigos įrankių juostoje.
3. Įveskite duomenis į formos laukus.
4. Paspauskite klavišą Enter (arba spustelėkite mygtuką Naujas), kad įvestumėte įrašą į lentelę ir gautumėte tuščią kito įrašo formą.

Naršymas po esamus įrašus

Vienas iš duomenų įvedimo formos naudojimo privalumų yra tas, kad galite lengvai naršyti ir redaguoti įrašus, neišeidami iš dialogo lango.

Tai gali būti ypač naudinga, jei turite duomenų rinkinį su daugybe stulpelių. Tai gali sutaupyti daug slinkties ir judėjimo pirmyn ir atgal.

Žemiau pateikiami veiksmai, kaip naršyti ir redaguoti įrašus naudojant duomenų įvedimo formą:

1. „Excel“ lentelėje pasirinkite bet kurį langelį.
2. Spustelėkite formos piktogramą sparčiosios prieigos įrankių juostoje.
3. Norėdami pereiti prie kito įrašo, spustelėkite mygtuką „Rasti kitą“, o jei norite pereiti prie ankstesnio įrašo, spustelėkite mygtuką „Rasti ankstesnį“.
4. Norėdami redaguoti įrašą, tiesiog atlikite pakeitimą ir paspauskite „Enter“. Jei norite grįžti prie pradinio įrašo (jei nepaspaudėte įvesties klavišo), spustelėkite mygtuką „Atkurti“.

Taip pat galite naudoti slinkties juostą po vieną naršyti po įrašus.

Aukščiau pateiktoje momentinėje nuotraukoje rodoma pagrindinė navigacija, kurioje vienas po kito einate per visus įrašus.

Tačiau taip pat galite greitai naršyti visus įrašus pagal kriterijus.

Pavyzdžiui, jei norite peržiūrėti visus įrašus, kurių būsena yra „Vykdoma“, tai galite padaryti atlikdami toliau nurodytus veiksmus.

• „Excel“ lentelėje pasirinkite bet kurį langelį.
• Spustelėkite formos piktogramą sparčiosios prieigos įrankių juostoje.
• Dialogo lange Duomenų įvedimo forma spustelėkite mygtuką Kriterijai.
• Lauke Būsena įveskite „Vykdoma“. Atminkite, kad ši reikšmė neskiria didžiųjų ir mažųjų raidžių. Taigi, net jei įeisite į IN-PROGRESS, tai vis tiek veiks.
• Naudokite mygtukus Rasti ankstesnį/Rasti kitą, jei norite naršyti po įrašus, kurių būsena nebaigta.

Kriterijai yra labai naudinga funkcija, kai turite didžiulį duomenų rinkinį ir norite greitai peržiūrėti tuos įrašus, kurie atitinka nurodytą kriterijų rinkinį.

Atminkite, kad naršydami duomenis galite naudoti kelis kriterijų laukus.

Pvz., Jei norite peržiūrėti visus „Nebaigtus“ įrašus po 2018-08-07, lauko „Data“ ir „Nebaigta“ kriterijuose galite naudoti „> 2018-08-07“. reikšmę būsenos lauke. Dabar, kai naršysite naudodami mygtukus „Rasti ankstesnį“/„Rasti kitą“, bus rodomi įrašai tik po 2018-08-07, kurių būsena nebaigta.

Kriterijuose taip pat galite naudoti pakaitos simbolius.

Pvz., Jei nenuosekliai įvedėte duomenis ir naudojote žodžio variantus (pvz., Vykdomas, nebaigtas, nebaigtas ir nebaigtas), norėdami gauti šiuos įrašus, turite naudoti pakaitos simbolius.

Žemiau pateikiami žingsniai, kaip tai padaryti:

1. „Excel“ lentelėje pasirinkite bet kurį langelį.
2. Spustelėkite formos piktogramą sparčiosios prieigos įrankių juostoje.
3. Spustelėkite mygtuką Kriterijai.
4. Lauke Būsena įveskite *progresas
5. Naudokite mygtukus Rasti ankstesnį/Rasti kitą, jei norite naršyti po įrašus, kurių būsena nebaigta.

Tai veikia kaip žvaigždutė (*) yra pakaitos simbolis, kuris gali reikšti bet kokį „Excel“ simbolių skaičių. Taigi, jei būsenoje yra „pažanga“, ji bus paimta mygtukais Rasti ankstesnį/Rasti kitą, nesvarbu, kas yra prieš tai).

Įrašo ištrynimas

Galite ištrinti įrašus iš pačios duomenų įvedimo formos.

Tai gali būti naudinga, kai norite rasti tam tikro tipo įrašus ir juos ištrinti.

Žemiau pateikiami veiksmai, kaip ištrinti įrašą naudojant duomenų įvedimo formą:

1. „Excel“ lentelėje pasirinkite bet kurį langelį.
2. Spustelėkite formos piktogramą sparčiosios prieigos įrankių juostoje.
3. Eikite į įrašą, kurį norite ištrinti
4. Spustelėkite mygtuką „Ištrinti“.

Nors jums gali atrodyti, kad visa tai atrodo kaip daug darbo tik norint įvesti ir naršyti įrašus, tai sutaupo daug laiko, jei dirbate su daugybe duomenų ir turite dažnai įvesti duomenis.

Duomenų įvedimo apribojimas pagal taisykles

Galite naudoti duomenų patvirtinimą langeliuose, kad įsitikintumėte, jog įvesti duomenys atitinka kelias taisykles.

Pvz., Jei norite įsitikinti, kad datos stulpelis priima tik datą įvedant duomenis, galite sukurti duomenų tikrinimo taisyklę, kad būtų leidžiamos tik datos.

Jei vartotojas įveda duomenis, kurie nėra data, jie nebus leidžiami ir vartotojui bus rodoma klaida.

Štai kaip sukurti šias taisykles įvedant duomenis:

1. Pasirinkite langelius (ar net visą stulpelį), kuriuose norite sukurti duomenų patvirtinimo taisyklę. Šiame pavyzdyje pasirinkau A stulpelį.
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys.
3. Spustelėkite duomenų patvirtinimo parinktį.
4. Dialogo lango „Duomenų patvirtinimas“ skirtuko „Nustatymai“ išskleidžiamajame meniu „Leisti“ pasirinkite „Data“.
5. Nurodykite pradžios ir pabaigos datą. Įrašai per šią dienų seką būtų galiojantys, o visa kita būtų atmesta.
6. Spustelėkite Gerai.

Dabar, jei naudojate duomenų įvedimo formą, norėdami įvesti duomenis stulpelyje Data, o jei tai nėra data, tai nebus leidžiama.

Pamatysite pranešimą, kaip parodyta žemiau:

Panašiai galite naudoti duomenų patvirtinimą su duomenų įvedimo formomis, kad įsitikintumėte, jog vartotojai neįveda neteisingų duomenų. Kai kurie pavyzdžiai, kuriuose galite tai naudoti, yra skaičiai, teksto ilgis, datos ir kt.

Štai keletas svarbių dalykų, kuriuos reikia žinoti apie „Excel“ duomenų įvedimo formą:

1. Naršydami po įrašus galite naudoti pakaitos simbolius (pasirinkdami kriterijų parinktį).
2. Kad galėtumėte naudoti duomenų įvedimo formą, turite turėti „Excel“ lentelę. Be to, norėdami naudoti formą, turite pasirinkti langelį. Tačiau yra viena išimtis. Jei turite pavadintą diapazoną su pavadinimu „Duomenų bazė“, „Excel“ forma taip pat nurodys šį pavadintą diapazoną, net jei turite „Excel“ lentelę.
3. Lauko plotis duomenų įvedimo formoje priklauso nuo duomenų stulpelio pločio. Jei stulpelio plotis yra per siauras, tas pats atsispindės formoje.
4. Į duomenų įvedimo formą taip pat galite įterpti taškus. Norėdami tai padaryti, naudokite spartųjį klavišą ALT + 7 arba ALT + 9 iš skaitmeninės klaviatūros. Čia yra vaizdo įrašas apie taškus.