Kaip įjungti automatinį išsaugojimą „Excel“ (paprastas vadovas)

Nors „Excel“ buvo nuolat tobulinama naudojant kiekvieną naują versiją, vis tiek kartais gali atsirasti gedimų (ypač jei dirbate su dideliu duomenų rinkiniu).

Kartais tai gali būti ne „Excel“ veiksnys, pvz., Elektros energijos tiekimo sutrikimas arba jūsų sistemos pakabinimas dėl kitos problemos nei „Excel“.

Tokiais atvejais, kad neprarastumėte duomenų, „Excel“ turi automatinio išsaugojimo funkciją, kuri, kaip rodo pavadinimas, automatiškai išsaugos jūsų darbą.

Įjungus automatinį išsaugojimą, „Excel“ reguliariai išsaugos jūsų darbą, o tai užtikrins, kad neprarasite daug darbo (ne daugiau kaip kelias minutes galite prarasti darbą).

Šioje pamokoje parodysiu, kaip įjungti automatinį išsaugojimą programoje „Excel“ ir visus svarbius dalykus, kuriuos reikia žinoti apie tai.

Pastaba: „AutoSave“ yra nauja „Office365“ funkcija, leidžianti sutaupyti realiuoju laiku, kai failai išsaugomi „OneDrive“ arba „SharePoint“. Jei naudojate ankstesnes versijas („Excel 2010/2013/2016/2019“), turite išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją, kuri nėra realiuoju laiku, bet reguliariai išsaugo jūsų darbą.

„AutoSave Vs AutoRecover“

Automatinis išsaugojimas yra nauja „Excel Office 365“ funkcija, o „AutoRecover“ buvo ir ankstesnėse versijose.

Automatinis išsaugojimas leidžia jums išsaugoti savo darbą realiuoju laiku, kai išsaugote „Excel“ failus „OneDrive“ arba „SharePoint“.

Priešingai, „Išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją“ yra parinktis, kuri automatiškai išsaugo jūsų darbą kas 10 minučių (arba bet kokį jūsų nurodytą laikotarpį). Įjungus šią parinktį, ji išsaugos laikiną jūsų darbo kopiją ir išsaugos ją kas 10 minučių.

Jei jūsų sistema netikėtai išsijungs, vis tiek galėsite atkurti laikinai išsaugotą failą (naudodami automatinio atkūrimo funkciją).

Šioje pamokoje aptarsiu abi šias funkcijas.

Įjunkite automatinį išsaugojimą programoje „Excel“ dialogo lange Parinktys

Dialogo lange Parinktys galite įjungti automatinį išsaugojimą ir išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją (t. Y. Automatiškai įrašyti failus tam tikru laiko intervalu). Kai tai bus padaryta, tai bus įjungta visoms darbaknygėms, su kuriomis dirbate toje sistemoje.

Atminkite, kad automatinis išsaugojimas galimas tik „Office365“ vartotojams. Jei neturite O365, galite naudoti tik automatinį atkūrimą.

Toliau pateikiami veiksmai, kaip įjungti automatinį išsaugojimą „Excel“:

1. Spustelėkite skirtuką Failas
2. Spustelėkite Parinktys
3. Dialogo lange „Excel“ parinktys spustelėkite kairėje esančią parinktį Išsaugoti
4. Pažymėkite parinktį - „Išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją kiekvieną“. Pagal numatytuosius nustatymus vertė yra 10 minučių, tačiau, jei norite, galite pasirinkti mažesnę arba didesnę vertę.
5. Pažymėkite parinktį - „AutoSave OneDrive“ ir „SharePoint Online“ failai pagal numatytuosius nustatymus „Excel“. Ši parinktis tinka tik „Office 365“ ir išsaugo jūsų darbą realiuoju laiku (kas kelias sekundes)
6. Spustelėkite Gerai

Pirmiau minėti veiksmai užtikrintų, kad jūsų darbas būtų automatiškai išsaugotas kas 10 minučių.

Atminkite, kad norint „AutoSave OneDrive“ ir „SharePoint Online“ failai veikti pagal numatytuosius nustatymus „Excel“, failai turi būti naujausio failo formato (t. Y. XLSX, o ne XLS).

Kitos naudingos parinktys, kurias galite naudoti:

• Pasilikti paskutinę „AutoRecovered“ versiją, jei uždarysiu neišsaugojęs: Nors „Excel“ išsaugo jūsų darbą kas 10 minučių (kai įjungtas automatinis išsaugojimas), įjungus šią parinktį bus užtikrinta, kad tarp šių 10 minučių neprarasite net darbo (tuo atveju, jei jūsų sistema sugenda arba nutrūksta elektros energijos tiekimas). Kai įjungta, „Excel“ parodys galimybę automatiškai atkurti visus neišsaugotus failus/duomenis.
• Automatinio atkūrimo failo vieta: Tai vieta, kai „Excel“ išsaugo neišsaugotus failus. Jei norite, galite pakeisti šią vietą. Jei nesate administratorius, galbūt negalėsite to pakeisti.

Kai įjungtas automatinis išsaugojimas (su failais, išsaugotais „Onedrive“ arba „SharePoint“), uždarę failą nematysite raginimo išsaugoti neišsaugotus pakeitimus (nes šie pakeitimai išsaugomi kas kelias sekundes).

Be to, tuo atveju, jei prie failo pridedate VB kodą (makrokomandą), automatinis išsaugojimas sustos ir parodys raginimą išsaugoti šį failą kaip „Macro“ palaikomą fike (.xlsm formatas)

Automatinis išsaugojimas dabar leidžia „Excel“ vartotojams bendrinti failus ir atlikti pakeitimus realiuoju laiku. Be to, jei norite, galite peržiūrėti versijų istoriją ir grįžti prie ankstesnės versijos. Kai atidarote seną failą naudodami versijų istoriją, jis bus atidarytas kaip tik skaitomas ir, jei norite, galite jį išsaugoti nauju pavadinimu.

Automatinio išsaugojimo pridėjimas prie QAT („Office 365“)

Jei naudojate „OneDrive“ arba „SharePoint“, taip pat galite pridėti automatinio išsaugojimo parinktį greitos prieigos įrankių juostoje (galima tik „Office 365“).

Tai leidžia įjungti automatinį išsaugojimą („SharePoint“ arba „OneDrive“) vienu paspaudimu (tai perjungimo mygtukas).

Nors aš supratau, kad ji yra prieinama pagal numatytuosius nustatymus mano „Office365“ prenumeratoje, tačiau jei jos neturite, galite pridėti automatinio išsaugojimo funkciją prie greitos prieigos įrankių juostos, atlikdami toliau nurodytus veiksmus.

1. Spustelėkite piktogramą Tinkinti greitos prieigos įrankių juostą
2. Spustelėkite parinktį Automatiškai išsaugoti

Jei išskleidžiamajame meniu nematote parinkties „Automatiškai išsaugoti“, spustelėkite Daugiau komandų ir naudokite dialogo langą „Excel“ parinktys, kad pridėtumėte automatinio išsaugojimo parinktį prie QAT.

Automatinio išsaugojimo problema (išsaugoti kaip ir išsaugoti kopiją)

Įjungę automatinį išsaugojimą ir išsaugodami failą „OneDrive“ arba „SharePoint“, pastebėsite, kad nebematysite parinkties „Išsaugoti kaip“. Vietoj to matote parinktį „Išsaugoti kopiją“ (daugiau apie tai čia)

Kai automatinis išsaugojimas įjungtas ir jūsų darbas išsaugomas kas kelias sekundes, nebus galima atlikti kai kurių pakeitimų ir išsaugoti kaip naujo failo.

Pvz., Jei pradėsite nuo seno failo, dirbkite su juo 20 minučių ir išsaugokite kopiją, turėsite seną failą ir naują failą su 20 minučių naujausiu darbu. Tačiau tai neįmanoma, kai įjungtas automatinis išsaugojimas, kai kas kelias sekundes išsaugomas jūsų darbas.

Štai kodėl dabar turite „Išsaugoti kopiją“Parinktis, kurią galite naudoti norėdami sukurti kopiją ir atlikti pakeitimus.

Jei jūsų „Excel“ failų nėra „OneDrive“ ar „SharePoint“, vis tiek matysite parinktį „Išsaugoti kaip“.

Naudojant trečiųjų šalių įrankius, tokius kaip „DropBox“ ar „Google“ diskas

Taip pat galite gauti „Excel“ failų versijų istorijos parinktis naudodami saugojimo parinktis, tokias kaip „Dropbox“ ir „Google“ diskas.

Šie įrankiai tiesiog patikrina, ar faile nebuvo atlikti pakeitimai, ir išsaugo ankstesnę versiją. Tada, jei norite, galite grįžti prie šių versijų.

Vienas iš šių trečiųjų šalių įrankių naudojimo pranašumų yra tai, kad galite lengvai bendradarbiauti su žmonėmis, kurie nenaudoja „OneDrive“.

Kadangi daugelis dažniausiai renkasi „Google“ diską ir „Dropbox“, o ne „OneDrive“, tai padeda, kai dirbate su komandomis/klientais, kurie naudojasi šiomis parinktimis.

Vienintelis įspėjimas yra įsitikinti, kad nesaugote konfidencialių duomenų apie šias debesies saugojimo paslaugas.

Automatiškai išsaugokite failą prieš uždarydami naudodami VBA

„AutoSave“ yra nuostabi funkcija ir labai palengvina darbą su „Excel“ - žinant, kad duomenys nebus prarasti.

Jei neturite „Office 365“ (tai reiškia, kad neturite ir automatinio išsaugojimo funkcijos), turėsite pasikliauti „Excel“ automatinio atkūrimo funkcija.

Kitas variantas, kurį galite naudoti, yra paprastas VBA kodas, kuris užtikrina, kad failas būtų išsaugotas prieš jį uždarant. Tai užtikrina, kad neprarasite darbo, nes prieš išsaugodami failą uždarėte.

Pastaba: tai naudoti būtų prasminga tik tuo atveju, jei nenaudojate „Office 365“ su „OneDrive“ arba „SharePoint“. Jei esate, visada galite grįžti prie ankstesnių versijų ir failai vis tiek išsaugomi automatiškai.

Toliau pateikiami veiksmai, naudojantys VBA failui išsaugoti prieš uždarydami darbaknygę:

1. Prieš uždarydami atidarykite darbaknygę, kurioje norite įgalinti šį VBA kodą.
2. Laikykite nuspaudę ALT klavišą ir paspauskite klavišą F11 (arba „Command + Option“ + F11 „Mac“). Tai atveria VB redaktorių.
3. Dukart spustelėkite „ThisWorkbook“ objektą (failo, kuriame norite pridėti šį kodą) „Project Explorer“
4. Nukopijuokite ir įklijuokite žemiau esantį kodą „ThisWorkbook“ kodo lange:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Atšaukti kaip loginis) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Uždarykite VB redaktorių

Dabar, kai pasikeis darbaknygė ir ją uždarysite prieš išsaugodami, ji pirmiausia paleis šį kodą (nes tai VBA įvykis, vykdomas pagal įvykį - šiuo atveju uždaromas darbaknygė). Šis kodas pirmiausia išsaugos darbaknygę ir tada ją uždarys.

Jei anksčiau neišsaugojote failo, bus rodomas raginimas, kuriame bus paprašyta nurodyti vietą, kurioje failas turėtų būti išsaugotas.

Jei nenorite perrašyti esamo failo, taip pat galite pakeisti kodą, kad jis išsaugotų failą su laiko žyma. Tokiu būdu jūsų darbas neprarandamas, taip pat galite grįžti prie ankstesnės versijos.

Žemiau yra VBA kodas, kuris išsaugos failą su datos ir laiko žyme failo pavadinime:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Atšaukti kaip loginį) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Naujas failas su laiko žyma bus išsaugotas toje pačioje vietoje, kur išsaugotas senas failas. Jei norite, kad failas būtų išsaugotas konkrečiame aplanke, galite nurodyti tą vietą kode.

Taigi tai yra viskas, ką turėtumėte žinoti apie „AutoSave“ įgalinimą „Excel“ ir efektyvų naudojimą. O jei nenaudojate „Office 365“ ir todėl neturite automatinio išsaugojimo, vis tiek galite konfigūruoti automatinio atkūrimo parinktis ir atkurti visus neišsaugotus failus. Be to, VBA kodą galima naudoti norint įsitikinti, kad failai automatiškai išsaugomi kaip kopija, kai jį uždarote.

Tikimės, kad ši pamoka jums buvo naudinga!