24 „Excel“ gudrybės, kurių norėjote žinoti vakar

„Excel“ palengvino mūsų gyvenimą įvairiais būdais. Tačiau yra keletas „Excel“ problemų, kurios ir toliau gaišina mūsų laiką ir didina nusivylimo lygį. Tai mažos problemos, kurias galima išspręsti per kelias sekundes, tačiau nežinant, kaip tai padaryti teisingai, gali prireikti daug laiko.

24 „Excel“ gudrybės kasdieniam darbui

Šiame tinklaraščio įraše leiskite man atskleisti 24 „Excel“ gudrybes, kurios sutaupys daug laiko ir energijos. Jei dirbate su „Excel“, anksčiau ar vėliau turite problemų dėl to, kas atrodo neįmanoma.

Štai keletas greitų pataisymų, kurie leis tai padaryti.

„Excel“ gudrybė #1 - kopijuoti ir įklijuoti formules nekeičiant nuorodų

Tai vyksta visą laiką. Bandote nukopijuoti langelį su formule į kitą langelį ir viskas susimaišo. Taip atsitinka todėl, kad nuorodos keičiasi, kai kopijuojate į kitą vietą (nebent, žinoma, esate griežtas ir nepataisote visų nuorodų).

Štai greitas sprendimas:

1. Pasirinkite langelius, kuriuos norite kopijuoti.
2. Eikite į pagrindinį puslapį -> Skaičius. Išskleidžiamajame meniu Skaičių formatas pasirinkite Tekstas. Tai pakeis langelio formatą į Tekstas.
3. Norėdami patekti į redagavimo režimą, paspauskite F2. Dabar laikykite nuspaudę „Control“ klavišą ir paspauskite „Enter“.
4. Nukopijuokite langelius.
5. Eikite į paskirties langelį ir įklijuokite.
6. Pakeiskite formatą iš Teksto į Bendrąjį.
7. Paspauskite F2 ir paspauskite „Control“ + „Enter“.
8. Ir jūs baigėte !!.

Štai dar vienas puikus „Excel“ MVP Tomo Urtiso metodas (naudojant „Rasti ir pakeisti“) [nuopelnas Dave'ui Brunsui iš „ExcelJet“, kad jis parodė šį metodą]

2 „Excel“ gudrybė - nerodoma užpildymo rankena

Matau, kad daug žmonių susiduria su šia problema. Užpildymo rankena tiesiog nepasirodo darbui.

Štai pataisymas:

1. Eikite į Failas -> Parinktys.
2. Dialogo lange Parinktys pasirinkite Išplėstinė.
3. Pažymėkite parinktį „Įgalinti užpildymo rankenėlę ir langelių tempimą“.

„Excel“ gudrybė #3 - skaičius kaip tekstas

Aš daug kartų su tuo įstrigiu. Skaičiai suformatuoti kaip tekstas ir netinkamai veikia formulėse.

Štai greitas pataisymas:

• Į langelį pridėkite 0. Taip skaičius išliks nepakitęs ir gali būti naudojamas formulėse.

Daugelis žmonių prieš skaičių naudoja apostrofą („), kad skaičiai būtų tekstas. Šis „Excel“ triukas tiktų ir šiuo atveju.

„Excel“ gudrybė #4 - reikia konvertuoti formules į vertybes

Tai lengva. Jei turite formules, kurias reikia konvertuoti į reikšmes, atlikite šiuos veiksmus:

1. Nukopijuokite langelius.
2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Įklijuoti specialųjį.
3. Specialiojo dialogo lango įklijavimo lange pasirinkite reikšmes (Spartusis klavišas - Alt + E + S + V).
4. Spustelėkite Gerai.

Taip pat žr: Sužinokite daugiau apie specialių nuorodų įklijavimą.

„Excel“ gudrybė Nr. 5 - įstrigo žymeklis - rodyklių klavišais negalima pakeisti aktyvios ląstelės

Pirmą kartą tai atsitiko man, uždariau „Excel“ darbaknygę ir iš naujo paleidžiau sistemą. Žinoma, problemą galima lengvai išspręsti iš naujo nepaleidžiant.

Šiuo atveju problema yra ta, kad netyčia įjungėte slinkties užraktą.

Išjunk ir pradėk.

„Excel“ gudrybė Nr. 6 - VLOOKUP/MATCH neveikia net tada, kai yra rungtynės

Matote, kad 2 vertės puikiai sutampa, tačiau VLOOKUP arba MATCH formulė vis tiek pasakytų, kad nėra atitikimo.

Arghhhhh…

Čia kaltos papildomos erdvės. Jei tekste yra tarpų arba tarpų (arba daugiau nei vienas tarpas tarp žodžių), „Excel“ nelaikys jo tikslia atitiktimi, o jūsų formulė gali sukelti netikėtų rezultatų.

Atvirkščiai - naudokite APKARPYTI funkcija. Tai pašalina bet kokias priekines ir galines tarpas ir papildomą tarpą tarp žodžių.

Taip pat žr: Daugelį problemų galima išspręsti, jei žinote, kaip išvalyti „Excel“ duomenis.

„Excel“ gudrybė #7 - norite paslėpti tekstą ląstelėse

Kartais gali reikėti paslėpti tekstą/skaičius langelyje, kad vartotojas jo nematytų.

Yra 2 būdai tai padaryti:

• Geras: Teksto šriftą padarykite baltą (arba bet kokią fono spalvą).
• Geresnis: Pasirinkite langelį ir paspauskite „Control“ + 1. Atidaromas dialogo langas Langelių formatavimas. Skaitmenų skirtuke pasirinkite Pasirinktinis ir įveskite formatą ;;;

„Excel“ gudrybė #8 - reikia kopijuoti tik matomas ląsteles

• Klausimas: Kas atsitiks, kai nukopijuosite langelių diapazoną, kuriame yra paslėptų eilučių/stulpelių, ir įklijuosite jį kur nors?
• Atsakymas: Visos langelio vertės (matomos + paslėptos) nukopijuojamos ir įklijuojamos.
• Susirūpinimas: Nenoriu kopijuoti paslėptų langelių reikšmių.
• Sprendimas: Pasirinkite langelius ir paspauskite Alt +; (tai pasirenka tik matomas ląsteles). Dabar įklijuokite bet kur ir įklijuojamos tik matomos ląstelės.

„Excel“ gudrybė #9 - vienu metu pasirinkite visas tuščias langelius

Dažnai importuoju duomenis iš įvairių duomenų bazių. Daugelis šių duomenų langelių yra tušti, kur turiu įterpti 0 arba N/A. Greitas būdas pasirinkti visas tuščias ląsteles:

1. Pasirinkite visas diapazono ląsteles.
2. Eikite į Pradžia -> Redagavimas -> Rasti ir pasirinkti -> Eiti į Special.
3. Laukelyje Eiti į specialų dialogą pasirinkite Blanks.
4. Spustelėkite Gerai.

Taip bus pasirinkti visi tušti langeliai. Jei norite įvesti 0 į visus langelius, įveskite 0 (įveskite reikšmę aktyviame langelyje) ir paspauskite „Control“ + „Enter“.

„Excel“ gudrybė #10 - reikia pašalinti teksto eilučių pertraukas

Jei turite daug eilučių pertraukų ir norite pašalinti šias eilučių pertraukas, tai padaryti rankiniu būdu užtruks daug laiko.

Būtų gėda, jei tai padarytumėte rankiniu būdu.

Išbandykite šį greitą sprendimą:

1. Pasirinkite duomenis
2. Eikite į pagrindinį puslapį -> Raskite ir pasirinkite -> Pakeisti (spartusis klavišas - „Control“ + H.)
3. Dialogo lange Rasti ir pakeisti:
   • Raskite ką: paspauskite „Control“ + J (galite nematyti nieko, išskyrus mirksinčią tašką)
   • Pakeisti: tarpo klavišu (vieną kartą paspauskite tarpo klavišą)
4. Spustelėkite Pakeisti viską (įsitikinkite, kad įjungtas žodžių įvyniojimas)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Taip pat žiūrėkite: Skaitykite daugiau apie nuostabius dalykus, kuriuos „Find and Replace“ gali jums padaryti.

„Excel“ gudrybė #11 - rūšiavimas neveikia, kai ląstelės sujungiamos

Žinoma, taip nėra.

Tai nebuvo padaryta taip. Bet tai nereiškia, kad negali turėti to, ko nori. Čia yra „Merge and Center“ pakaitalas ir jis vadinamas „Center Across Selection“.

Štai tinkamas būdas sulieti langelius „Excel“:

1. Pasirinkite langelius, kuriuos norite sujungti (tik stulpeliai. Eilučių atveju naudokite sujungimą ir centravimą).
2. Paspauskite „Control“ + 1, kad atidarytumėte dialogo langą „Formatuoti langelius“.
3. Eikite į skirtuką „Lygiavimas“.
4. Horizontaliame išskleidžiamajame meniu pasirinkite centrą visame pasirinkime.
5. Spustelėkite Gerai.

Dabar turite kažką panašaus ir puikiai veikia su rūšiavimu.

„Excel“ gudrybė #12 - Duomenys turi dublikatus

Su pasikartojančiais duomenimis galite padaryti du dalykus - Pažymėkite tai arba Ištrink tai

• Pažymėkite pasikartojančius duomenis: Pasirinkite duomenis ir eikite į Pradžia -> Sąlyginis formatavimas -> Pažymėkite langelių taisykles -> Pasikartojančios vertės.
  • Nurodykite formatą ir visos pasikartojančios vertės bus paryškintos.
• Duomenų dublikatų ištrynimas: Pasirinkite duomenis ir eikite į Duomenys -> Pašalinti dublikatus.
  • Pasirinkite, ar jūsų duomenys turi antraštes, tada pasirinkite stulpelį ir spustelėkite Gerai. Tai pašalina dublikatus iš sąrašo. Jei norite, kad originalus sąrašas būtų nepažeistas, nukopijuokite ir įklijuokite duomenis kitoje vietoje ir atlikite tai.

Susijęs: Galutinis „Excel“ dublikatų paieškos ir pašalinimo vadovas

„Excel“ gudrybė #13 - reikia patikrinti, ar nėra rašybos klaidų

Norėdami atlikti rašybos tikrinimą, paspauskite F7.

Čia yra išsami pamoka apie rašybos tikrinimo naudojimą „Excel“.

„Excel“ gudrybė #14 - slinkimas žemyn dideliais duomenų rinkiniais slepia stulpelių pavadinimus

Yra 2 būdai tai išspręsti.

• Naudokite „Excel“ lentelės funkciją: Naudojant „Excel“ lentelės funkciją užtikrinama, kad slinkdami žemyn antraštės visada būtų matomos. Kaip gera praktika, „Excel“ lentelė visada turėtų būti naudojama su lentelės duomenimis, nes ji turi labai galingą ir naudingą funkciją. Sužinokite daugiau apie „Excel“ lenteles
• Nemokamų stiklų parinkčių naudojimas: Jei norite, kad būtų matoma daugiau nei antraštė (tarkime, jei yra antraštė arba tokios vertės kaip bendra, vidutinė pradžioje), naudokite „Excel“ užšaldymo srities funkciją. Padaryti tai:
  • Pasirinkite visą eilutę, virš kurios norite įšaldyti eilutes (arba kairiausią tos eilutės langelį)
  • Eikite į „View“ -> „Freeze Panes“ -> „Freeze Panes“
    Tai leis slinkdami žemyn visada matyti fiksuotas eilutes.

„Excel“ gudrybė Nr. 15 - eikvojate laiką slinkdami atgal ir pirmyn dideliuose duomenų rinkiniuose

Jei dirbate su didžiuliais duomenų rinkiniais ir turite slinkti aukštyn ir žemyn (arba dešinėn ir kairėn), kad nurodytumėte kai kuriuos duomenų taškus, galite sutaupyti daug laiko ir slinkti - naudodami Padalintas langas ypatybė.

Ši funkcija gali padalinti jūsų langą į dvi ar keturias dalis, o kiekviena dalis turi savo slinkties funkciją. Taigi, jei dirbdami A stulpelyje turite remtis duomenimis CZ stulpelyje, ši funkcija jums puikiai tinka.

1. Eikite į Rodinys -> Langas -> Padalinti.

Tai padalija darbalapį į keturias dalis. Kiekvieną dalį galima valdyti papildoma slinkties juosta (vertikali ir horizontali). Jei norite tik vertikalaus padalijimo, vilkite horizontalią padalijimo liniją į apačią (ir ji išnyks).

„Excel“ gudrybė #16 - Derinimo formulė

Praleistas kablelis, neteisinga nuoroda, trūkstami argumentai, neteisinga skliaustelių padėtis ir pan.… Gali būti šimtai priežasčių, dėl kurių pagal formulę gaunamas neteisingas rezultatas.

Formulės derinimas gali būti skausmingas, ypač jei ją sukūrė kažkas kitas. Čia yra būdas tai padaryti lengvai ir paprastai. Norėdami derinti formulę:

1. Pasirinkite langelį, kuriame yra formulė.
2. Eikite į Formulės -> Formulių auditas -> Įvertinkite formulę (Klaviatūros spartusis klavišas Alt + TUF).
3. Spustelėkite Įvertinti, kad pamatytumėte veiksmus, kuriuos formulė įvertina „Excel“.

Norite derinti formulės dalį - Čia yra dar vienas būdas naudoti klavišą F9

„Excel“ gudrybė #17 - „Excel“ įterpia langelio nuorodą redaguodama formulę

Tai yra viena iš labiausiai erzinančių „Excel“ problemų, su kuriomis susiduriu beveik kasdien. Įsivaizduokite, kad turite didžiulę formulę, paspausdami F2, norėdami redaguoti formulę (langelyje ar sąlyginio formato ar pavadinto diapazono), ir kai tik paspausite kairįjį klavišą, norėdami redaguoti jos dalį, „Excel“ įterpia nepageidaujamą langelio nuorodą. „Excel“ tai daro kartais, nes nežino, kad esate redagavimo režime. Dabartinį režimą galite pamatyti apatiniame kairiajame ekrano kampe.

Kelias yra paprastas, vieną kartą paspauskite F2 norėdami patekti į redagavimo režimą ir dabar galite laisvai vaikščioti pagal savo formulę.

„Excel“ gudrybė Nr. 18 - per daug pavadintų diapazonų (nepamenu pavadinimų)

Aš dažnai naudoju „Named Ranges“. Jis turi daug privalumų ir juo lengva naudotis. Bet kas, jei yra per daug pavadintų diapazonų ?? Ar turėtum vėl ir vėl grįžti pas vardų tvarkytoją, kad gautum vardą?

NE !!

Tiesiog naudokite spartųjį klavišą F3. Jame bus rodomi visų jūsų darbaknygėje nurodytų diapazonų pavadinimai. Tiesiog dukart spustelėkite norimą naudoti ir jis bus įklijuotas (formulėje, jei jį darote, arba lape)

Klausimas Tau? Kas atsitiks, jei turite daug pavadintų diapazonų ir sumažinsite mastelį žemiau 40%? Paliksiu tai išsiaiškinti.

„Excel“ gudrybė #19 - klaidų klaida visur

Klaida yra viena negraži dėmė jūsų skaičiuoklėje. Tačiau kartais klaidos yra būtinas blogis. Galbūt norėsite, kad formulė grąžintų klaidą (tarkime, kai paieškos reikšmė nerasta VLOOKUP). Tačiau jums nereikia išgyventi žvilgsnio į vieną. Tiesiog naudokite IFERROR.

IFERROR neveiks „Excel“ 2003 ir ankstesnėms versijoms. Tokiu atveju naudokite IF ir ISERROR derinį.

„Excel“ gudrybė #20 - reikia greitai ištrinti visus komentarus

Dažnai naudoju šablonus, kuriuose yra komentarų. Visų komentarų pašalinimas yra viena iš darbalapio operacijų, kurią atlieku pradėdamas viską iš naujo. Čia yra greitas būdas vienu metu pasirinkti visus komentarus ir ištrinti visus:

1. Pasirinkite visas ląsteles.
2. Eikite į Pradžia -> Redagavimas -> Rasti ir pasirinkti -> Eiti į Special.
3. Lauke Eiti į specialų dialogą pasirinkite Komentarai.
4. Spustelėkite Gerai.

Taip bus pasirinktos visos ląstelės, kuriose yra komentarų. Dabar eikite į bet kurią pasirinktą langelį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Ištrinti komentarą

„Excel“ gudrybė Nr. 21 - perjunkite tik „Excel“ skaičiuokles

Ar esate vienas iš tų, kurie vienu metu atidaro daugybę programų.

Dažnai vienu metu atidaromos „Google Chrome“, „Excel“, „PowerPoint“, „Kindle“, „Mozilla Firefox“, „Email“ ir daug kitų programų.

Daugelis iš mūsų naudoja „Alt“ + „Tab“ norėdami naršyti įvairias atidarytas programas, bet ką daryti, jei norite pereiti tik per atidarytas „Excel“ darbaknyges. Naudoti „Control“ + skirtukas vietoj to.

„Excel“ gudrybė #22 - rodyti skaičių su tekstu

Ar norite rodyti skaičių 100 kaip 100 milijonų ar 100 gramų? Tai galite padaryti ir vis tiek naudokite šį skaičių skaičiuodami. Triukas yra žinoti teisingą skaičių formatą. Norėdami parodyti 100 kaip 100 milijonų:

1. Eikite į langelį, kuriame yra skaičiai (arba pasirinkite visas ląsteles, kuriose norite tai taikyti).
2. Paspauskite „Control“ + 1.
3. Skirtuke Skaičius eikite į Pasirinktinis (kairėje srityje).
4. Pakeiskite „General“ į „Million“.

Pasirinktinis skaičių formatavimas yra malonumas. Sužinokite nuostabų triuką naudodami pasirinktinį skaičių formatą

„Excel“ gudrybė #23 - greitai slinkite į dešinę didžiuliame duomenų rinkinyje

Tarkime, kad turite didžiulį duomenų rinkinį, apimantį daug stulpelių (tarkime, 200 stulpelių). Ir jūs turite dažnai slinkti per savo duomenis. Kokiais būdais galite tai padaryti.

• Įprastas 1 būdas: naudokite rodyklės dešinėn klavišą (ir padenkite kiekvieną stulpelį po vieną).
• Įprastas 2 būdas: palikite klaviatūrą, laikykite pelę, pasirinkite slinkties juostą ir slinkite.
• Štai trečias ne toks įprastas būdas-Naudokite „Alt“ + klavišas „PageDown“. Tai daro tai, ką puslapiai žemyn daro eilutėms. Vienu metu peršoka 20 stulpelių.

„Excel“ gudrybė #24 - kenčia dėl lėto skaičiuoklės

Mes visi tai išgyvenome. „Excel“ skaičiuoklės yra linkusios tapti pernelyg velniškai lėtos.

Kai kurie toliau nurodyti veiksmai gali padėti pagreitinti situaciją. [Parašiau išsamesnį straipsnį apie tai, kaip paspartinti skaičiuokles. Spustelėkite čia, jei norite perskaityti]

• Naudokite pagalbinius stulpelius.
• Venkite lakių formulių.
• Naudokite rankinį skaičiavimo režimą, o ne automatinį.
• Būsto duomenims naudokite „Excel“ lenteles.
• Venkite masyvo formulės.

Tai yra mano 24 geriausi „Excel“ triukai (jokia konkrečia tvarka). Esu tikras, kad yra dar šimtai, bet tiek daug žmogus gali parašyti vienu metu !! 😉

Pasidalykite geriausių kasdienių trikčių šalinimo gudrybių, kurias naudojate darbui atlikti, sąrašu 🙂

Naudingi „Excel“ ištekliai:

• Naudingi „Excel“ interviu klausimai + atsakymai.
• Nemokamas internetinis „Excel“ mokymas.
• Nemokami „Excel“ šablonai.
• Kaip nukopijuoti diagramos formatavimą „Excel“