10 labai tvarkingų būdų išvalyti duomenis „Excel“ skaičiuoklėse

Žiūrėkite vaizdo įrašą - 10 duomenų valymo būdų „Excel“

Duomenys sudaro bet kokios „Excel“ analizės pagrindą. Kalbant apie duomenis, yra daugybė dalykų, kurie gali suklysti - ar tai būtų struktūra, vieta, formatavimas, papildomos vietos ir pan.

Šiame tinklaraščio įraše parodysiu 10 paprastų duomenų valymo būdų „Excel“.

#1 Atsikratykite papildomų erdvių

Papildomas erdves skausmingai sunku pastebėti. Nors galite kažkaip pastebėti papildomus tarpus tarp žodžių ar skaičių, galiniai tarpai net nematomi. Čia yra puikus būdas atsikratyti šių papildomų vietų - naudokite TRIM funkciją.

Sintaksė: TRIM (tekstas)

„Excel TRIM“ funkcija įveda langelio nuorodą (arba tekstą). Tai pašalina priekines ir galines tarpus bei papildomas tarpus tarp žodžių (išskyrus atskirus tarpus).

#2 Pasirinkite ir apdorokite visas tuščias ląsteles

Tuščios ląstelės gali sukelti sumaištį, jei jos nebus iš anksto apdorotos. Dažnai susiduriu su problemomis, susijusiomis su tuščiais duomenų rinkinio langeliais, naudojamais kuriant ataskaitas/informacijos suvestines.

Galite užpildyti visas tuščias langelius „0“ arba „Nėra“ arba tiesiog paryškinti. Jei yra didžiulis duomenų rinkinys, tai padaryti rankiniu būdu gali užtrukti valandas. Laimei, yra būdas vienu metu pasirinkti visas tuščias ląsteles.

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Paspauskite F5 (atidaromas dialogo langas Eiti į)
3. Spustelėkite mygtuką Special … (apačioje kairėje). Atidaromas dialogo langas Eiti į specialųjį
   
4. Pasirinkite tuščią ir spustelėkite Gerai
   

Taip pasirenkami visi tušti duomenų rinkinio langeliai. Jei visuose šiuose langeliuose norite įvesti 0 arba Nėra, tiesiog įveskite jį ir paspauskite „Control“ + „Enter“ (nepamirškite, jei paspausite tik „Enter“, reikšmė įterpiama tik į aktyvų langelį).

#3 Konvertuokite skaičius, išsaugotus kaip tekstą, į skaičius

Kartais, kai importuojate duomenis iš teksto failų ar išorinių duomenų bazių, skaičiai išsaugomi kaip tekstas. Be to, kai kurie žmonės yra įpratę naudoti apostrofą („) prieš skaičių, kad jis taptų tekstu. Tai gali sukelti rimtų problemų, jei skaičiuodami naudojate šias ląsteles. Čia yra kvailas įrodymas, kaip šiuos skaičius, išsaugotus kaip tekstą, vėl paversti skaičiais.

1. Bet kuriame tuščiame lange įveskite 1
2. Pasirinkite langelį, kuriame įvedėte 1, ir paspauskite „Control“ + C
3. Pasirinkite langelį/diapazoną, kurį norite konvertuoti į skaičius
4. Pasirinkite Įklijuoti -> Įklijuoti specialiai (Klaviatūros spartusis klavišas - Alt + E + S)
5. Lauke Įklijuoti specialų dialogą pasirinkite Dauginti (operacijų kategorijoje)
   
6. Spustelėkite Gerai. Taip visi teksto formato skaičiai paverčiami skaičiais.

Naudodami specialias operacijų parinktis galite padaryti daug daugiau. Čia yra daugybė kitų būdų daugintis „Excel“ naudojant „Paste Special“.

#4 - Pašalinkite dublikatus

Su pasikartojančiais duomenimis galite padaryti du dalykus - Pažymėkite tai arba Ištrink tai.

• Pažymėkite pasikartojančius duomenis:
  • Pasirinkite duomenis ir eikite į Pradžia -> Sąlyginis formatavimas -> Pažymėkite langelių taisykles -> Pasikartojančios vertės.
  • Nurodykite formatą ir visos pasikartojančios vertės bus paryškintos.
    
• Duomenų dublikatų ištrynimas:
  • Pasirinkite duomenis ir eikite į Duomenys -> Pašalinti dublikatus.
  • Jei jūsų duomenys turi antraštes, įsitikinkite, kad pažymėtas žymimasis laukelis viršuje dešinėje.
  • Pasirinkite stulpelį (-us), iš kurio norite pašalinti dublikatus, ir spustelėkite Gerai.
    

Tai pašalina pasikartojančias reikšmes iš sąrašo. Jei norite, kad originalus sąrašas būtų nepažeistas, nukopijuokite ir įklijuokite duomenis kitoje vietoje ir atlikite tai.

Susijęs: Galutinis „Excel“ dublikatų paieškos ir pašalinimo vadovas.

#5 Paryškinkite klaidas

Yra du būdai, kaip paryškinti „Excel“ duomenų klaidas:

Sąlyginio formatavimo naudojimas

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Eikite į pagrindinį puslapį -> Sąlyginis formatavimas -> Nauja taisyklė
3. Naujame formatavimo taisyklių dialogo lange pasirinkite „Formatuoti tik langelius, kuriuose yra“
4. Taisyklės apraše išskleidžiamajame meniu pasirinkite Klaidos
5. Nustatykite formatą ir spustelėkite Gerai. Taip paryškinama bet kokia pasirinkto duomenų rinkinio klaidos vertė
   

„Go to Special“ naudojimas

1. Pasirinkite visą duomenų rinkinį
2. Paspauskite F5 (atidaromas langas Eiti į dialogą)
3. Apatiniame kairiajame kampe spustelėkite specialų mygtuką
4. Pasirinkite Formulės ir panaikinkite visų parinkčių, išskyrus klaidas, žymėjimą
   

Taip pasirenkamos visos ląstelės, kuriose yra klaida. Dabar galite rankiniu būdu juos paryškinti, ištrinti arba įvesti bet ką.

#6 Pakeiskite tekstą į mažąsias/didžiąsias/tinkamas raides

Kai paveldite darbaknygę arba importuojate duomenis iš teksto failų, dažnai pavadinimai ar pavadinimai nesutampa. Kartais visas tekstas gali būti rašomas mažosiomis/didžiosiomis raidėmis arba gali būti abiejų derinys. Galite lengvai viską suderinti naudodami šias tris funkcijas:

LOWER () - visas tekstas paverčiamas mažosiomis raidėmis.
Viršutinis () - konvertuoja visą tekstą į didžiąsias raides.
PROPER () - visą tekstą paverčia tinkamomis raidėmis.

#7 Analizuokite duomenis naudodami tekstą į stulpelį

Kai gaunate duomenis iš duomenų bazės arba importuojate juos iš teksto failo, gali atsitikti taip, kad visas tekstas yra ankštas viename lange. Šį tekstą galite išanalizuoti į kelis langelius naudodami „Excel“ funkciją „Tekstas į stulpelį“.

1. Pasirinkite duomenis/tekstą, kurį norite išanalizuoti
2. Eikite į Duomenys -> Tekstas į stulpelį (atidaromas teksto į stulpelius vedlys)
   • 1 veiksmas: pasirinkite duomenų tipą (pasirinkite Atribotas, jei jūsų duomenys nėra vienodai išdėstyti ir yra atskirti simboliais, pvz., Kableliais, brūkšneliais, taškais …). Spustelėkite Pirmyn
     
   • 2 veiksmas: pasirinkite „Delimiter“ (simbolis, skiriantis jūsų duomenis). Naudodami parinktį Kita, galite pasirinkti iš anksto nustatytą ribotuvą ar bet ką kitą
     
   • 3 veiksmas: pasirinkite duomenų formatą. Taip pat pasirinkite paskirties langelį. Jei nepasirinktas paskirties langelis, esamas langelis perrašomas
     

Susijęs: Ištraukite vartotojo vardą iš el. Pašto ID naudodami tekstą į stulpelį.

#8 Rašybos tikrinimas

Niekas nesumažina jūsų darbo patikimumo, kaip tik rašybos klaida.

Norėdami atlikti duomenų rinkinio rašybos tikrinimą, naudokite spartųjį klavišą F7.

Čia yra išsami pamoka, kaip naudoti „Excel“ rašybos tikrinimą.

#9 Ištrinti visus formatavimus

Savo darbe naudojau kelias duomenų bazes, kad gaučiau duomenis „Excel“. Kiekviena duomenų bazė turėjo savo duomenų formatavimą. Kai turite visus duomenis, štai kaip vienu metu galite ištrinti visą formatavimą:

1. Pasirinkite duomenų rinkinį
2. Eikite į Pradžia -> Išvalyti -> Išvalyti formatus
   

Taip pat galite išvalyti tik komentarus, hipersaitus ar turinį.

#10 Naudokite „Rasti ir pakeisti“, kad išvalytumėte „Excel“ duomenis

Rasti ir pakeisti yra būtina, kai reikia išvalyti duomenis. Pavyzdžiui, galite pasirinkti ir pašalinti visus nulius, keisti nuorodas formulėse, rasti ir keisti formatavimą ir pan.

Skaitykite daugiau apie tai, kaip „Find and Replace“ galima naudoti duomenims valyti.

Tai yra mano 10 geriausių „Excel“ duomenų valymo būdų. Jei norėtumėte išmokti dar kelių metodų, čia yra „MS Excel“ komandos vadovas - Švarūs duomenys „Excel“.

Jei yra daugiau jūsų naudojamų metodų, pasidalykite jais su mumis komentarų skiltyje!