Nėra vieno visiems tinkančio dydžio. Kalbant apie „Excel“, daugeliu atvejų numatytieji nustatymai veikia gerai. Bet jei reikia, galite lengvai pritaikyti daugelį „Excel“ parinkčių.
Šiame tinklaraščio įraše parodysiu, kaip naudoti „Excel“ parinktis, kad pritaikytumėte savo darbaknyges ir gautumėte geresnę skaičiuoklės patirtį.
Prieiga prie „Excel“ parinkčių
Norėdami atidaryti dialogo langą „Excel“ parinktys:
„Excel 2010/13“: eikite į Failas -> Parinktys.
„Excel 2007“: eikite į meniu -> įrankiai -> „Excel“ parinktys.
Neapsigaukite visomis kategorijomis ir žymės langeliais „Excel“ parinkčių dialogo lange. Jums nereikia visko keisti, o daugeliu atvejų numatytasis nustatymas veikia puikiai. Tačiau čia yra keletas funkcijų, kurios gali labiau kontroliuoti „Excel“ skaičiuoklių veikimą.
#1 Pakeiskite numatytąjį šrifto tipą ir dydį
Pagal numatytuosius nustatymus „Excel“ naudoja „Calibri“ (kūno šriftas) šrifto dydį 11. Jei jūs arba jūsų organizacija naudoja kitokį šrifto tipą ir dydį, galite pakeisti numatytąjį, atlikdami šiuos veiksmus:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Bendra.
- Bendrųjų parinkčių skiltyje „Kurdami naujas darbaknyges“ pakeiskite numatytąjį šrifto tipą ir šrifto dydį.
Dabar, kai atidarote naują darbaknygę, ji pagal numatytuosius nustatymus naudos naują šrifto nustatymą.
#2 Visada išsaugokite failus .xls formatu
Jei bendrinate „Excel“ darbaknyges su žmonėmis, turinčiais 2003 m. Versiją, turite rankiniu būdu pakeisti formatą į .xls. Užuot tai padarę rankiniu būdu kiekvieną kartą, galite pakeisti numatytąjį failo formato išsaugojimo nustatymą.
Štai žingsniai, kaip tai padaryti:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Išsaugoti.
- Skiltyje „Išsaugoti parinktis“ skiltyje „Išsaugoti darbaknyges“ pakeiskite failo išsaugojimo formatą į „Excel 97-2003“ darbaknygę.
Jei dirbate su makrokomandomis, taip pat galite nustatyti numatytąją „Excel“ makrokomandų darbaknygę.
Dabar, kai išsaugosite darbaknygę, ji bus išsaugota .xls formatu.
#3 Pakeiskite skaičiavimo režimą iš automatinio į rankinį
Naudojant automatinį skaičiavimą, perskaičiavimas pradedamas kiekvieną kartą, kai langelis/reikšmė pasikeičia, o tai daro įtaką formulėms (ypač nepastovioms formulėms). Naudojant darbalapius, kuriuose yra daug duomenų ir formulių, šis perskaičiavimas gali gaišti daug laiko (o dažniausiai tai nereikalinga) ir sulėtinti mūsų darbo knygų darbą.
Norėdami sutaupyti laiko, galite pakeisti skaičiavimo nustatymą į rankinį. Padaryti tai:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Formulės.
- Formulių parinktyse pakeiskite skaičiavimo parinktis į Rankinis.
Kai pasirinktas rankinis režimas, turite rankiniu būdu priversti perskaičiuoti, paspausdami F9 klavišą.
#4 Paspauskite „Enter“, kad pasirinkta aktyvi ląstelė būtų pasirinkta
Pagal numatytuosius nustatymus, jei pasirinksite langelį ir paspausite „Enter“, pasirinkimas sumažės. Daugeliu atvejų, paspaudus „Enter“, galbūt norėsite palikti tą pačią langelį pasirinktą.
Štai kaip galite atlikti šį pakeitimą:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Išplėstinė.
- Redagavimo parinktyse atžymėkite parinktį „Paspaudę„ Enter “, perkelkite pasirinkimą“.
PATARIMAS: Taip pat galite pasiekti tą patį efektą paspausdami „Control“ + „Enter“ (vietoj „Enter“).
#5 Automatiškai įterpti dešimtainius taškus įvedant duomenis
Jei jūsų darbas susijęs su daugybe skaitmeninių duomenų įvedimo su kableliais, tai būtų labai naudinga.
Kaip tai veikia - Jei turite įvesti skaitines reikšmes su 2 duomenų taškais, užuot įvedę 123,45, galite tiesiog įvesti 12345, o „Excel“ automatiškai įterps 2 kablelius po kablelio.
Štai kaip galite tai įgalinti:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Išplėstinė.
- Redagavimo parinktyse pasirinkite „Automatiškai įterpti dešimtainį tašką“ ir nurodykite vietas.
Atsargiai: atminkite, kad kiekvieną kartą, kai įvesite skaičių, jis bus 2 skaičiai po kablelio. Taigi, jei jums reikia 1 kaip vertės, turėsite įvesti 100 (atsižvelgiant į tai, kad yra 2 skaičiai po kablelio).
#6 Rodyti visus komentarus vienu metu
Kai įterpiate komentarą, pagal numatytuosius nustatymus langelio viršuje kairėje yra mažas raudonas trikampis. Nors tai yra pakankamai geras rodiklis, greičiausiai praleisite komentarus, jei turite daug duomenų/komentarų.
Vienas iš būdų būtų parodyti visus komentarus vienu metu.
Padaryti tai:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Išplėstinė.
- Skilties „Rodymas“ skiltyje „Ląstelėms su komentarais rodyti:“ pasirinkite Komentarai ir indikatoriai.
PATARIMAS: Tai taip pat būtų naudinga, jei redaguojate komentarus. Tiesiog spustelėkite komentarą ir redaguokite.
#7 Slėpti visus 0
Vienu paspaudimu galite paslėpti visas 0 skaičiuoklės reikšmių (teisingai girdėjote!).
Štai kaip tai padaryti:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Išplėstinė.
- Slinkite žemyn ir eikite į skyrių - „Šio darbalapio rodymo parinktys“.
- Atžymėkite langelį „Rodyti nulį nulinėse reikšmėse“.
#8 Atidarykite pasirinktas darbaknyges, kai tik paleidžiate „Excel“
Jei pradėsite darbą naudodami tą patį „Excel“ darbaknygių rinkinį (pvz., Darbų sąrašus, projektų sekimo priemones ir pan.), Yra būdas, kuriuo „Excel“ automatiškai atidarys šias darbo knygas, kai tik pradėsite. Štai kaip tai padaryti:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Išplėstinė.
- Slinkite žemyn ir eikite į skyrių Bendra.
- Srityje. „Kai paleisite, atidarykite visus failus:“, įveskite aplanko, kuriame yra failai, kuriuos norite atidaryti kiekvieną kartą paleidus „Excel“, kelią.
Pastaba: Galite pridėti daugiau failų prie aplanko ir jis bus automatiškai atidarytas, kai kitą kartą atidarysite „Excel“.
Taip pat žr: „Excel“ duomenų įvedimo patarimai.
#9 Automatiškai užpildykite santrumpas
„Excel“ yra funkcija, kurioje galite nurodyti sutrumpintą tekstą, o „Excel“ automatiškai jį užpildys. Pvz., Kai įvedate ABC, „Excel“ automatiškai jį pakeičia į „ABC Technology Corporation Limited“. Kažkas, kaip parodyta žemiau:
Štai kaip galite tai įgalinti:
- „Excel“ parinktyse pasirinkite Tikrinimas
- Spustelėkite mygtuką Automatinio taisymo parinktys
- Dialogo lange Automatinis taisymas įveskite tai, ką norite pakeisti (lauke Keisti) su tuo, ką norite pakeisti (lauke Su)
- Spustelėkite Pridėti, tada Gerai
Dabar, kai įvedate ABC ir paspaudžiate klavišą Enter (arba tarpo klavišą), jis automatiškai pakeičiamas ABC Technology Corporation Limited.
Pastaba: šis pakeitimas atliekamas visoms biuro programoms, pvz., „Word“ ir „PowerPoint“).
Yra daugybė kitų funkcijų, kurias taip pat galima pritaikyti naudojant „Excel“ parinktis. Jei turite laisvo laiko, eikite per jį ir galbūt rasite papildomų galimybių, kurias galite naudoti.
Išbandykite šias parinktis, praneškite man, ką manote. #5 ir #9 yra mano mėgstamiausi. O kaip tau?
Jums gali patikti šios „Excel“ pamokos:
- Daugiau nei 100 „Excel“ interviu klausimų ir atsakymų.
- 20 „Excel“ sparčiųjų klavišų, kurie sužavės jūsų viršininką.
- NEMOKAMA „Excel“ šablonų kolekcija jūsų kasdieniam naudojimui.
- Daugiau nei 200 „Excel“ sparčiųjų klavišų
- Paleisties metu automatiškai atidarykite konkrečius „Excel“ failus
