„Excel“ automatinis taisymas: išsamus vadovas ir laiko taupymo pavyzdžiai

Kas atsitinka, kai „Excel“ įvedate žodį „Drnik“, o ne „Gėrimas“?

Pastebėsite, kad „Excel“ automatiškai ištaisys tą klaidingai parašytą žodį gerti (kaip parodyta žemiau).

Kažkaip „Excel“ žinojo, kad tai nėra teisinga rašyba, ir automatiškai ją ištaisė.

Dabar jis automatiškai neištaisys visų klaidingai parašytų žodžių.

Tik kelis!

Pavyzdžiui, pabandykite žodį „dirnk“.

Jis nebūtų automatiškai taisomas.

Vieni žodžiai taisomi automatiškai, o kiti - ne, nes jau yra pataisytas žodžių sąrašas, kurie iš anksto užpildyti „Excel“, kad juos būtų galima taisyti automatiškai.

Pastaba: automatinis taisymas „Excel“ yra įjungtas pagal numatytuosius nustatymus.

Šioje pamokoje paaiškinsiu, kokios yra automatinio taisymo parinktys, ir parodysiu keletą pavyzdžių, kaip galite ją naudoti sutaupydami laiko. Taip pat aptarsiu, kaip galite jį išjungti (ty išjungti automatinį taisymą)

Suprasti automatinio taisymo parinktis

Automatinis taisymas buvo sukurtas siekiant padėti išspręsti mažas problemas, su kuriomis galite susidurti rašydami „Excel“ arba įvesdami duomenis (pvz., Kai kuriuos dažniausiai klaidingai parašytus žodžius pakeisdami teisingais žodžiais).

Tai taip pat leidžia jums šiek tiek labiau valdyti naudojant „Excel“ (kaip pamatysime šios pamokos pavyzdžiuose).

Tačiau pirmiausia suprasime, kur yra automatinio taisymo parinktys ir kas yra pagal numatytuosius nustatymus.

Norėdami gauti automatinio taisymo parinktis, spustelėkite skirtuką Failas.

Ekrane Failas spustelėkite „Parinktys“.

Dialogo lange „Excel“ parinktys spustelėkite Įrodymas.

Patvirtinimo parinktyse spustelėkite automatinio taisymo parinktis.

Bus atidarytas dialogo langas Automatinio taisymo parinktys.

Leiskite paaiškinti skirtukus dialogo lange Automatinis taisymas ir jų parinktis.

Skirtukas „Automatinio taisymo parinktys“

Skirtuke „Automatinio taisymo parinktys“ yra keletas parinkčių, kurios įjungtos pagal numatytuosius nustatymus ir sprendžia kai kurias įprastas problemas.

• Rodyti automatinio taisymo parinkčių mygtukus: Tai nėra aktualu programai „Excel“, bet tai taikoma kitoms MS programoms. Kai ši parinktis įjungta, matote automatinio taisymo parinktis programoje MS Word arba MS PowerPoint (kaip parodyta žemiau).
• Ištaisykite dvi pradines didžiąsias raides: Ši parinktis įjungus automatiškai ištaisys du didžiosios raidės „Excel“. Pvz., Jei įvesite „HEllo“, jis automatiškai pakeis jį į „Labas“
• Pirmąją sakinio raidę rašykite didžiosiomis raidėmis: Įjungus šią parinktį užtikrinama, kad naujas sakinys prasidėtų didžiąja raide. Pavyzdžiui, jei įvedate „Sveiki. kaip sekasi? “, jis bus automatiškai ištaisytas į„ Sveiki. Kaip laikaisi?'
• Dienos pavadinimus rašykite didžiosiomis raidėmis: Tai automatiškai pakeis pirmąją dienos pavadinimo raidę, jei įvesite mažąsias raides. Pavyzdžiui, trečiadienis būtų pakeistas į Trečiadienis.
• Teisingas atsitiktinis „Caps Lock“ klavišo naudojimas: Jei įjungtas didžiųjų raidžių rašymas ir rašote sakinį, jis automatiškai ištaisys tekstą ir išjungs didžiųjų raidžių rašymą. Pavyzdžiui, jei įvesite HELLO, jis automatiškai pakeis jį į Hello.
• Rašydami pakeiskite tekstą: Čia „Excel“ jau yra dažniausiai klaidingai parašytų žodžių (arba kai kurių simbolių trumpųjų kodų). Pavyzdžiui, jei įvedate (c), jis automatiškai paverčiamas autorių teisių simboliu. Taip yra todėl, kad jis buvo nurodytas šios parinkties sąraše. Galite pridėti arba pašalinti žodžius iš sąrašo (daugiau apie tai žemiau esančiame pavyzdyje).

Automatinio taisymo išimtys

Nors šios automatinio taisymo parinktys yra nuostabios, kartais galbūt norėsite, kad ji nesielgtų itin protingai ir automatiškai jas ištaisytų.

Pvz., Jei turite prekės ženklo pavadinimą AT (kur „s“ yra mažosiomis raidėmis), „Excel“ automatiškai jį pavers į „Ats“.

Nors jums patinka automatinis taisymas visais kitais atvejais, jei norite išskirti šį konkretų atvejį, galite tai padaryti.

Skirtuke Automatinis taisymas spustelėkite skirtuką Išimtys.

Dialogo lange automatinio taisymo išimtys galite turėti dviejų tipų išimtis:

1. Pirmoji raidė: Pagal numatytuosius nustatymus „Excel“ didžiosiomis raidėmis rašoma po taško (taško). Čia galite pateikti keletą išimčių (jau yra įprastų išimčių sąrašas).
2. Pradiniai dangteliai: Jei nenorite, kad AT būtų konvertuojami į Ats, tai galite nurodyti čia.

Skirtukas „Automatinis formatavimas rašant“

Šiame skirtuke yra trys parinktys (visos įjungtos). Manau, kad visi šie trys variantai yra naudingi.

1. Rašydami pakeiskite: Įvedus bet kokias hipersaitus į langelį, jis automatiškai bus paverstas hipersaitu. Kartais išjungiu šią parinktį, nes dažnai spusteliu langelį, kuris užtrunka kelias sekundes ir tada atidaro nuorodą naršyklėje.
2. Kreipkitės dirbdami: Tai automatiškai pridės naujų eilučių ir stulpelių „Excel“ lentelėje, kai įvesite bet ką į langelį, esantį šalia lentelės.
3. Automatiškai kaip jūsų darbas: Kai įvesite formulę į „Excel“ lentelės stulpelį, ši parinktis įves į tą pačią formulę (su koreguotomis ląstelių nuorodomis) į visas stulpelio langelius.

Veiksmų skirtukas

„Microsoft“ programose galite sukurti veiksmą pagal konkretų žodį ar tekstą.

„Excel“ yra tik vieno tipo veiksmai - tai datos veiksmas.

Datos veiksmas reiškia, kad jei „Excel“ langelyje yra data, galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti ir gausite kelis veiksmus, kuriuos galite atlikti tą dieną (pvz., Parodyti tą datą kalendoriuje arba suplanuoti susitikimą „Outlook“ ).

Tai gali būti naudinga, jei turite datų sąrašą ir norite greitai jas išsaugoti savo kalendoriuje arba norite suplanuoti susitikimą (naudodami „Outlook“).

Ši parinktis išjungta pagal numatytuosius nustatymus ir turite ją įgalinti, kad galėtumėte ją naudoti „Excel“.

Įjungę galėsite naudoti „Excel“. Jei langelyje yra data, tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir apačioje rasite veiksmų parinktis.

Matematinio automatinio taisymo skirtukas

Kaip ir galite įterpti simbolius į „Excel“ langelį (pvz., „Delta“, „Degree“ ar „Checkmark“), taip pat galite įterpti matematinius simbolius į lygtį.

Šiame skirtuke yra teksto, kuris automatiškai paverčiamas į nurodytą matematikos simbolį. Pavyzdžiui, jei įvedate \ sigma, jis pakeičiamas simboliu σ.

Atminkite, kad tai neveiks darbalapio langeliuose. Tai veikia tik su lygtimis.

Kaip pridėti savo žodžius prie „Excel“ automatinio taisymo?

Norėtųsi, kad būtų žodžių, kurie buvo automatinio taisymo dalis?

Pvz., Tarkime, kad norite pridėti žodį „drikn“ prie automatinio taisymo, kad jis būtų ištaisytas kaip „gerti“.

Norėdami pridėti žodį prie automatinio taisymo, galite atlikti šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite skirtuką Failas.
2. Spustelėkite Parinktys.
3. Dialogo lange Parinktys pasirinkite Patikrinimas.
4. Spustelėkite mygtuką „Automatinio taisymo parinktys“.
5. Dialogo lange Automatinis taisymas įveskite:
   • Pakeisti: drikn
   • Su: gerti
6. Spustelėkite PRIDĖTI
7. Spustelėkite Gerai.

Dabar, kai „Excel“ įvesite „drikn“, jis automatiškai pataisys jį į „gerti“.

Prieš parodydamas keletą puikių pavyzdžių, kaip tai naudoti, čia yra keletas dalykų, kuriuos reikia žinoti apie automatinį taisymą „Excel“:

• Automatinio taisymo sąraše skiriamos didžiosios ir mažosios raidės. Tai reiškia, kad pridėjote žodį „drikn“, kurį norite pakeisti „gėrimu“, jis veiktų tik su mažosiomis raidėmis. Jei įvesite „Drikn“ arba „DRIKN“, jis nebus taisomas.
• Šis pakeitimas išsaugomas „Excel“ ir egzistuoja, net jei uždarote darbaknygę ir vėl atidarote. Jei to nebenorite, turite eiti ir ištrinti jį rankiniu būdu.
• Pokytis įvyksta tik tada, kai naudojamas tikslus žodis. Pavyzdžiui, jei naudojate „drikns“, jis nebus automatiškai taisomas. Kad žodis veiktų, prieš jį ar po jo neturi būti simbolių.
• Kai „Excel“ nurodote automatinį taisymą, jis automatiškai suaktyvinamas kitose MS programose, pvz., „MS Word“ arba „MS PowerPoint“.

Automatinis taisymas buvo sukurtas kaip būdas ištaisyti įprastas rašybos klaidas. Bet jūs taip pat galite jį naudoti nuostabiais būdais, kad sutaupytumėte laiko.

Susijęs: „Excel“ rašybos tikrinimas.

Žemiau yra keletas naudingų pavyzdžių, kaip naudoti automatinį taisymą (išskyrus klaidingai parašyto žodžio taisymą).

1 pavyzdys: Norėdami sutrumpinti, naudokite automatinį taisymą

Įsivaizduokite, kad dirbate bendrovėje „ABC Technology Corporation Limited“.

Jūsų darbas susijęs su daugybe duomenų įvedimo „Excel“ ir daug kartų per dieną turite rankiniu būdu įvesti visą įmonės pavadinimą.

Nesvarbu, kaip greitai įvedate tekstą, tai atrodytų kaip laiko švaistymas.

Ar nenorėtumėte, kad būtų būdas įvesti ABC (ar ką tik norite) ir „Excel“ jį pakeistų įmonės pavadinimu?

Čia gali padėti nuostabus automatinis taisymas.

Naudodami automatinį taisymą galite nurodyti santrumpą, o kai naudojate šią santrumpą, „Excel“ automatiškai ją konvertuos į nurodytą tekstą.

Pvz., Galite nurodyti, kad kiekvieną kartą, kai įvedate ABC, „Excel“ turėtų automatiškai jį pakeisti „ABC Technology Corporation Limited“.

Kažkas, kaip parodyta žemiau:

Taip atsitinka, kai „Excel“ pridedate automatinį taisymą, kur ABC turėtų būti ištaisytas “(kaip parodyta žemiau automatinio taisymo dialogo lange).

Ką daryti, jei norite įterpti ABC, o ne visą pavadinimą?

Jei nenorite, kad automatinis taisymas pakeistų ABC į visą pavadinimą, tiesiog paspauskite „Control + Z“, kad gautumėte ABC.

Kai veikia „Control + Z“, geriausia pasirinkti santrumpą, kurios vargu ar naudosite savo darbe. Tai užtikrina, kad nėra jokios galimybės, kad per klaidą gausite visą vardą (kai norėjote tik sutrumpinimo teksto).

Žemiau yra keletas scenarijų, kai šis automatinio taisymo triukas gali sutaupyti daug laiko:

• Failų arba aplankų pavadinimus galite įvesti greitai (užuot kiekvieną kartą įklijavę).
• Jei turite komandos narių sąrašą, galite naudoti jų inicialus, kad greitai įvestumėte jų vardus.

Atsargiai: bet kuri „Excel“ nurodyta automatinio taisymo parinktis taip pat aktyvuojama kitose MS programose, pvz., „MS Word“ arba „MS PowerPoint“. Tokiais atvejais geriausia naudoti santrumpas, kurių greičiausiai niekur kitur nenaudosite.

2 pavyzdys: greitai įterpkite simbolius (pvz., Laipsnis ar delta)

Yra keletas simbolių, kuriuos sunku įterpti/įvesti „Excel“, nes jų dar nėra klaviatūroje (pvz., Laipsnio simbolis arba trikampio simbolis arba ženkleliai).

Jūs turite žinoti spartųjį klavišą (kuris dažnai būna ilgas ir sudėtingas) arba naudoti dialogo langą Įterpti simbolį (tam reikia laiko).

Jei yra keletas simbolių, kuriuos reikia naudoti gana dažnai, galite naudoti automatinio taisymo funkciją, kad suteiktumėte šiems simboliams kodinį pavadinimą arba santrumpą.

Dabar, kai turite įvesti tą simbolį, galite tiesiog naudoti kodo pavadinimą ir jis bus automatiškai ištaisytas iki to simbolio.

Žemiau yra pavyzdys, kai aš naudoju kodą DEGSYM, norėdamas gauti laipsnio simbolį „Excel“.

Norėdami tai padaryti, „Excel“ automatinio taisymo dialogo lange atlikite šiuos pakeitimus:

3 pavyzdys: greičiau rašykite formules naudodami automatinį taisymą

Šis triukas (kurį sužinojau iš šio tinklaraščio) yra šiek tiek tolimas, tačiau jei dirbate su daugybe ilgų formulių, tai gali sutaupyti šiek tiek laiko.

Žemiau pateikiama formulė, kuri sujungs trijų langelių, paliktų langelyje, kuriame naudojama ši formulė, tekstą:

= NETIESIOGINIS (ADRESAS (ROW (), COLUMN ()-3)) ir netiesioginis (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-2)) & NETIESIOGINIS (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-1))

Dabar, jei jums dažnai reikia sukurti tokią formulę, geriau sukurti paprastą kodą ir naudoti automatinio taisymo funkciją.

Šiuo atveju, norėdamas gauti formulę, automatiškai taisydamas naudoju kodą „com3“.

Dabar galite naudoti kodą „com3“, kad gautumėte visą formulę per kelis klavišų paspaudimus (kaip parodyta žemiau):

Pastaba: kaip jau minėjau, to dauguma jūsų niekada neturėtų naudoti, tačiau tai vis tiek yra geras triukas, kurį reikia žinoti (tik tuo atveju). Aukščiau pateiktas pavyzdys yra realaus gyvenimo atvejis, kai aš šiuo metu naudoju tai viename iš savo projektų, kad sutaupyčiau laiko.

Kaip visiškai išjungti automatinį taisymą

Nors manau, kad automatinis taisymas yra puiki funkcija, jis gali būti ne visiems aktualus.

Ir kai kuriais atvejais tai gali būti dirginimas. Pavyzdžiui, jei įvedate (c) arba (r) arba ™, „Excel“ automatinis taisymas automatiškai pakeis tekstą (į © arba ® arba ™)

Tokiais atvejais geriausia išjungti automatinį taisymą arba bent jau ištrinti terminus, kurių nenorite taisyti automatiškai.

Toliau pateikiami veiksmai, kaip išjungti automatinį taisymą:

1. Spustelėkite skirtuką Failas.
2. Spustelėkite Parinktys.
3. Dialogo lange Parinktys pasirinkite Patikrinimas.
4. Spustelėkite mygtuką „Automatinio taisymo parinktys“.
5. Dialogo lango Automatinis taisymas skirtuke Automatinis taisymas panaikinkite parinkties „Keisti tekstą rašant“ žymėjimą.

Pastaba: pirmiau minėti veiksmai visiškai išjungtų automatinio užbaigimo funkciją, kai ji pakeičia tam tikrą tekstą nurodytu tekstu. Tai taip pat gali reikšti, kad tie dažniausiai klaidingai parašyti žodžiai nebebus taisomi.

Kaip neleisti/pakeisti kai kurių žodžių automatinio taisymo

Jei norite išsaugoti bendrą funkciją „Keisti tekstą rašant“, bet norite išimčių, galite rasti žodį sąraše ir ištrinti jį rankiniu būdu (arba redaguoti).

Žemiau pateikiami žingsniai, kaip tai padaryti:

1. Spustelėkite skirtuką Failas, tada spustelėkite Parinktys (atidarytame failo ekrane).
2. Dialogo lange Parinktys pasirinkite Patikrinimas.
3. Spustelėkite mygtuką „Automatinio taisymo parinktys“.
4. Dialogo lango Automatinis taisymas skirtuke Automatinis taisymas pasirinkite žodį, kurį norite ištrinti.
5. Spustelėkite mygtuką „Ištrinti“.

Taip pat galite pakeisti žodį naudodami automatinį taisymą. Pavyzdžiui, vietoj to, kad (c) taptumėte autorių teisių simboliu, galite jį paversti žodžiu - autorių teisės.

Norėdami pakeisti žodį kitu tekstu, suraskite ir pakeiskite tekstą, tada spustelėkite mygtuką Pakeisti.

Kaip anuliuoti „Excel“ automatinio taisymo pakeitimus

Jei ką nors rašote ir „Excel“ jį pakeičia dėl automatinio taisymo, galite atkurti pradinį tekstą paspausdami „Control“ + Z.

Pavyzdžiui, kai tik „Excel“ langelyje įvedate (c) ir paspaudžiate tarpo klavišą, jis akimirksniu bus paverstas autorių teisių simboliu.

Bet jei dabar naudosite „Control + Z“, jis grįš į (c) ir išliks toks.

Nors automatinis taisymas yra funkcija, kurios daugumai „Excel“ naudotojų niekada nereikės keisti, pravartu žinoti kai kuriuos būdus, kaip ją naudoti, kad sutaupytumėte laiko (kaip parodyta pavyzdžiuose).

Pastaruoju metu pradėjau jį naudoti kai kurioms gana didelėms formulėms, tačiau jas naudoju dažnai (kaip parodyta 3 pavyzdyje).