Kaip įterpti / ištrinti komentarus „Excel“ (įskaitant sparčiuosius klavišus)

Komentarai yra labai naudingi, kai norite pridėti informacijos apie langelį/duomenų tašką, nekeičiant langelio turinio.

Aš dažnai juos naudoju, kai naudoju formules, ir turiu nurodyti, ką formulė daro ir ką reiškia langelio vertė. Jei bendradarbiaujate su kitais, taip pat galite pridėti komentarų kitų žmonių nuorodoms.

Šioje pamokoje parodysiu viską, ką reikia žinoti apie komentarus, įskaitant tai, kaip įterpti komentarus „Excel“, kaip redaguoti/ištrinti komentarus, kaip ištrinti komentarus iš viso lapo ar darbaknygės ir kt.

Tačiau prieš pradėdamas parodyti, kaip įterpti komentarus „Excel“ (arba ištrinti/redaguoti komentarus), reikia žinoti kai ką svarbaus.

„Office-365“ „Microsoft“ turi komentarų funkciją pervadino į „Notes“. Taigi tradiciniai jūsų žinomi komentarai (vienas, kuriame yra geltona dėžutė ir mažas raudonas trikampis ląstelėje viršuje dešinėje) dabar vadinami užrašais. Dabar komentarai nurodo naują funkciją, leidžiančią kurti pokalbius pokalbiais. Čia yra straipsnis apie skirtumą tarp pastabų ir komentarų

Esmė - Jei nenaudojate „Office 365“, jums nereikia nieko jaudintis, o komentaras lieka nepakitęs. Jei naudojate „Office 365“, komentarai dabar vadinami užrašais

Kaip įterpti komentarus „Excel“ (spartusis klavišas)

Jei norite įterpti komentarą į „Excel“ langelį, galite naudoti žemiau esantį spartųjį klavišą:

SHIFT + F2 sistemoje „Windows“

ir

„Command“ + F2 „Mac“

Štai kaip naudoti šį nuorodą įterpti komentarą:

1. Pasirinkite langelį, į kurį norite įterpti komentarą
2. Laikykite nuspaudę „Shift“ klavišą (arba „Command“ klavišą, jei naudojate „Mac“)
3. Paspauskite klavišą F2

Pirmiau minėti veiksmai akimirksniu pridėtų komentarą prie pasirinktos ląstelės.

Dabar komentare galite įvesti bet kokį norimą tekstą ir paspausti klavišą Escape arba spustelėti bet kurią darbalapio vietą, kad komentaras būtų išsaugotas langelyje.

Jei pasirinksite langelių diapazoną ir naudosite aukščiau pateiktą nuorodą, jis įterps komentarą tik į aktyvų langelį.

Jei nenorite nuorodų metodo, žemiau yra dar vienas būdas pridėti komentarą:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite langelį, kuriame norite pridėti komentarą
2. Spustelėkite Naujas komentaras (arba Nauja pastaba, jei naudojate „Office 365“)

Rodyti visus komentarus/pastabas

Jei norite, kad visi komentarai būtų išplėsti ir juose būtų rodomas tekstas, tai galite padaryti lengvai vienu paspaudimu:

1. Eikite į skirtuką Peržiūra
2. Grupėje Komentarai spustelėkite Rodyti visus komentarus

Tai iškart parodys visus komentarus darbalapyje.

Tai veikia kaip perjungimo mygtukas. Taigi, jei dar kartą spustelėsite, jis paslėps visus komentarus darbalapyje.

Jei naudojate „Office 365“, turite spustelėti parinktį Užrašai, tada spustelėkite Rodyti visas pastabas

Naršyti komentarus (Ankstesnis/Kitas)

Jei norite peržiūrėti kiekvieną komentarą po vieną, galite tai padaryti. Tai gali būti naudinga, kai turite daug komentarų ir norite įsitikinti, kad nepraleisite nė vieno, kol einate į šiuos komentarus.

Toliau pateikiami žingsniai, kaip po vieną peržiūrėti komentarus:

1. Spustelėkite skirtuką Peržiūra
2. Grupėje Komentarai spustelėkite parinktį Kitas, kad pereitumėte į kitą komentarą (ir Ankstesnis, jei norite pereiti prie ankstesnio komentaro).

Kai naršote šiuos komentarus, bus rodomas tik aktyvus komentaras. Likusi dalis bus paslėpta. Spustelėjus „Kitas“, pereinama prie kito komentaro ir slepiami visi kiti komentarai.

Jei naudojate „Office 365“ (kur komentarai dabar vadinami „Notes“), turite spustelėti skirtuką „Peržiūra“, tada - parinktį „Užrašai“, tada - „Kitas“/„Ankstesnės pastabos“ parinktis. Tai šiek tiek apsunkino, jei turite daug naudoti šią parinktį (nes dabar reikia daugiau paspaudimų). Vienas iš būdų tai išspręsti gali būti pridėti prie QAT parinktį Kitas/Ankstesni užrašai (ši parinktis atsiranda, kai dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kitos/ankstesnės pastabos parinktis).

Kopijuoti komentarus

Kai atliksite paprastą kopijavimą ir įklijavimą, jis nukopijuos viską, įskaitant reikšmes, formules, formatavimą ir komentarus. Taigi, jei norite kopijuoti ir įklijuoti viską, jums reikia tik įprastų „Control-C“ ir „Control-V“

Bet ką daryti, jei reikia tik nukopijuoti komentarus (ir nieko daugiau).

„Excel“ leidžia tai padaryti naudojant specialias įklijavimo parinktis.

Toliau pateikiami veiksmai, kaip nukopijuoti ir įklijuoti komentarus tik „Excel“:

1. Pasirinkite visus langelius, kuriuose yra komentarai, kuriuos norite kopijuoti
2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį pasirinkto langelio elementą, tada spustelėkite Kopijuoti (arba naudokite spartųjį klavišą „Control + C“)
3. Eikite į langelį, kuriame norite įklijuoti komentarus.
4. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Įklijuoti specialųjį.
5. Dialogo lange Specialusis įklijavimas spustelėkite Komentarai (jei naudojate „Office 365“, tai bus „Komentarai ir pastabos“)
6. Spustelėkite Gerai

Pirmiau minėti veiksmai įklijuos tik komentarus, o ne vertes/formatavimą/formules.

Tai gali būti naudinga, kai turite dvi to paties failo versijas su skirtingais komentarais. Galite nukopijuoti ir įklijuoti visus naujausios versijos komentarus, kad įsitikintumėte, jog viskas yra vienoje vietoje.

Ištrinti komentarus

„Excel“ komentarus galite ištrinti įvairiais būdais. Pasirinktas metodas priklausys nuo to, kokius komentarus norite ištrinti.

Pvz., Jei norite ištrinti tik pasirinkimo arba viso darbalapio komentarus, galite naudoti paprastą būdą - nuorodą arba parinktį juostelėje.

Bet jei norite vienu metu ištrinti komentarus iš visų darbalapių, turite naudoti VBA.

Pažiūrėkime abu šiuos scenarijus.

Ištrinkite komentarus iš pasirinkto diapazono arba viso darbalapio

Šis yra paprastas.

Jei norite ištrinti visus pasirinktos vietos komentarus, atlikite šiuos veiksmus:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią pasirinkimo vietą
2. Spustelėkite Ištrinti komentarą (arba „Ištrinti pastabą“, jei naudojate „Office 365“)

Jei norite pašalinti komentarus iš viso darbalapio, atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite pilką trikampį viršutiniame kairiajame „Excel“ programos kampe. Tai pasirinks visą darbalapį (arba galite naudoti „Control“ + A + A.)
2. Spustelėkite skirtuką Pagrindinis
3. Redagavimo grupėje spustelėkite Išvalyti
4. Spustelėkite Išvalyti komentarus

Pirmiau minėti veiksmai pašalins visus komentarus iš darbalapio.

Atminkite, kad kai pasirinksite visą darbalapį ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį langelį, negalėsite ištrinti visų komentarų (arba pastabų)

Ištrinkite komentarus iš visų darbalapių vienu metu

Ištrinti komentarus iš visos darbaknygės yra šiek tiek sudėtinga. Galite pereiti prie kiekvieno lapo ir ištrinti visus kiekvieno lapo komentarus, tačiau tai gali tapti nuobodu, jei darbaknygėje yra daug lapų.

Paprastas VBA kodas šiuo atveju gali padaryti visą sunkų kėlimą.

Žemiau yra kodas, kuris pateks į kiekvieną darbo knygos lapą ir ištrins viso lapo komentarus:

Kiekvienam darbalapio ws: ws.cells.ClearComments: Kitas ws

Aukščiau pateiktas kodas naudoja ciklą „Kiekvienam kitam“, kad būtų galima peržiūrėti kiekvieną darbaknygės darbalapį. Kiekvienam lapui jis naudoja „ClearComments“ metodą, kad vienu metu pašalintų visus komentarus.

Kadangi „Microsoft“ komentarus pervadino į „Office 365“ pastabas, ateityje minėtas kodas gali ištrinti komentarus (nauja funkcija „O365“) ir gali tekti naudoti žemiau esantį kodą, kad ištrintumėte pastabas (ankstesnių versijų komentarai)

Kiekvienam darbalapio ws: ws.cells.ClearNotes: Kitas ws

Nuo šiol abu šie kodai veikia ir ištrina komentarus iš nurodytų langelių.

Dabar leiskite man parodyti, kaip naudoti šį kodą.

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį lapo skirtuką
2. Spustelėkite Peržiūrėti kodą. Bus atidarytas VB redaktorius (taip pat galite atidaryti spartųjį klavišą ALT + F11)
3. Jei VB redaktoriuje nematote tiesioginio lango, meniu spustelėkite parinktį Rodinys, tada spustelėkite „Neatidėliotinas langas“
4. Nukopijuokite ir įklijuokite aukščiau pateiktą VBA makro kodą į tiesioginį langą.
5. Užveskite žymeklį eilutės pabaigoje tiesioginiame lange
6. Paspauskite klavišą Enter

Pirmiau minėti veiksmai ištrins visus komentarus iš visos darbaknygės.

Nukopijuokite visus komentarus į atskirą darbalapį

Būtų puiku, jei visų komentarų sąrašas ir visas kiekvieno komentaro tekstas būtų sąrašas darbalapyje. Taip bus lengviau peržiūrėti komentarus po vieną (užuot naršius ir šokinėjant per lapo langelius).

Nors to negalima padaryti naudojant įmontuotą funkciją, tai galite padaryti naudodami VBA.

Čia yra išsami pamoka, kurioje parodyta, kaip gauti visų komentarų sąrašą atskirame darbalapyje.

Konvertuoti pastabas į komentarus (tik „Office 365“)

Ši funkcija prieinama tik „Office 365“ vartotojams.

Kadangi dabar yra dviejų tipų komentarai - komentarai ir pastabos, tai leidžia keisti pastabas į komentarus (o ne atvirkščiai).

Taigi, jei turite tradicinių komentarų (dabar vadinamų užrašais O365), galite lengvai juos konvertuoti į komentarus atlikdami toliau nurodytus veiksmus.

1. Spustelėkite skirtuką Peržiūra
2. Spustelėkite parinktį „Pastabos“
3. Spustelėkite Konvertuoti į komentarus
4. Atsidariusiame dialogo lange spustelėkite „Konvertuoti visas pastabas“

Pirmiau minėti veiksmai visus komentarus pavers į pastabas.

Atminkite, kad jei komentaruose yra formatavimo ar vaizdų, jis bus automatiškai pašalintas.

Be to, negalite pasirinkti kai kurių pastabų konvertuoti į komentarus, o kitas palikti tokias, kokios yra. Pirmiau minėti veiksmai pakeis visas pastabas į komentarus visame darbalapyje.

Taigi tai yra viskas, ką reikia žinoti apie komentarų įterpimą ir ištrynimą „Excel“.

Tikiuosi, kad ši pamoka jums buvo naudinga!